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第二節 質量管理的基本知識
一、管理概述
管理:"指揮和控制組織的協調的活動"。管理是在一定環境和條件下通過"協調"的活動,綜合利用組織資源以達到組織目標的過程,是由一系列相互關聯、連續進行的活動構成。管理過程包括計劃、組織、領導和控制人員與活動。
1.管理職能
管理的主要職能是計劃、組織、領導和控制。
(1)計劃確立組織目標,制定實現目標的策略。計劃決定組織應該做什么,包括評估組織的資源和環境條件,建立一系列組織目標。而一旦確立了組織目標,管理者必須采取相應的戰術實現這些目標,并建立監督運行結果的決策制定過程。
計劃有以下三個方面的內容:
①研究活動條件。包括內部能力研究和外部環境研究;
②制定業務決策。是指在活動條件研究基礎上,根據這種研究所揭示的環境變化中可能提供的機會或造成的威脅,以及組織在資源擁有和利用上的優勢和劣勢,確定組織在未來某個時期內宗旨方向和目標,并據此預測環境在未來可能呈現的狀態;
③編制行動計劃。將決策目標在時間上和空間上分解到組織的各個部門和環節,對每個單位和每個成員的工作提出具體要求。
(2)組織確定組織機構,分配人力資源。組織是決策目標如何實現的一種技巧,這種決策需要建立最合適的組織結構并訓練專業人員,組織通訊網絡。管理者必須建立起與顧客、制造商、銷售人員和技術專家之間的溝通渠道。
組織要完成下述工作:
①組織機構和結構設計;
②人員配備,將適當的人員安置在適當的崗位上,從事適當的工作;
③啟動并維持組織運轉;
④監視運轉。
(3)領導激勵并管理員工,組建團隊。領導是完成組織目標的關鍵,是利用組織賦予的權力和自身的能力去指揮和影響下屬,"創造一個使員工充分參與實現組織目標的內部環境"的管理過程。包括管理者為實現組織目標對員工的指導和激勵,制定一系列計劃,采取相應的措施來組織員工努力工作,保持良好的士氣。
(4)控制評估執行情況,控制組織的資源。控制是為了保證系統按預定要求運作而進行的一系列工作,包括根據標準及規則,檢查監督各部門、各環節的工作,判斷是否發生偏差和糾正偏差。控制職能在整個管理活動中起著承上啟下的連接作用。
四項管理職能之間的關系從邏輯關系來看,通常是按發生先后順序,即先計劃,繼而組織,然后領導,最后控制;從管理過程來看,在控制的同時,往往要編制計劃,或對原計劃進行修改,并開始新一輪的管理活動;從職能的作用看,計劃是前提,組織是保證、領導是關鍵、控制是手段;四個職能之間是一個相輔相成、密切聯系的一個整體,不能片面地強調某一職能,而否定其他職能作用。
2.管理層次和技能
(1)管理幅度
管理幅度是指管理者直接領導下屬的數量;管理層次是最高管理者到具體執行人員之間的不同管理層次。在管理幅度給定的條件下,管理層次與組織規模的大小成正比,即組織規模越大,成員人數越多,管理層次就越多;在組織規模給定的條件下,管理層次與管理幅度成反比,即管理者直接領導下屬的人員越多,組織所需的層次就越少。
有效的管理幅度的大小受到以下幾方面因素的影響:
①管理者本身的素質與被管理者的工作能力;
②管理者工作的內容;
③工作環境與工作條件。
(2)管理層次
按層次劃分,管理可分為高層管理、中層管理和基層(底層)管理三個層次。
①高層管理者是組織的高級管理者,其主要作用是確立組織的宗旨和目標,規定職責和提供資源。他們主要負責與外部環境聯系,如政府、學界、重要顧客或供應商、金融機構等溝通。
②中層管理者負責利用資源以實現高層管理者確立的目標,主要通過在其職權范圍內執行計劃并監督基層管理人員來完成。
②基層管理者負責日常業務活動,他們通常監督指導作業人員,保證組織正常運轉。
(3)組織活動
相應的,組織的活動也有三種:作業活動、戰術活動和戰略計劃活動,分別由基層、中層和高層管理者負責執行。
①作業活動是組織內的日常活動,包括申請與消費資源。基層管理者必須對引起資源需求與消耗的業務過程進行識別、收集、登記和分析。
②組織的戰術功能由其中層管理者負責,監督作業活動,保證組織實現目標,節約資源,并確定如何配置企業資源以達到組織目標。
③戰路計劃活動需要建立組織的長期目標計劃,綜觀全局做出決策。
(4)管理技能
通常情況下,作為一名管理者應具備三個管理技能,即技術技能、人際技能和概念技能。
①技術技能:指具有某一專業領域的技術、知識和經驗完成組織活動的能力。
②人際技能:指與處理人事關系有關的技能,即理解激勵他人并與他人共事的能力,主要包括領導能力、影響能力和協調能力。
③概念技能:指綜觀全局,認清為什么要做某事的能力,也就是洞察企業與環境相互影響的復雜性的能力,它包括理解事物相互關聯性從而找出關鍵影響因素的能力,確定與協調各方面關系的能力。
高層管理者尤其需要較強的概念技能;
中層管理者更多需要人際技能和概念技能
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(責任編輯:中大編輯)