《物業管理實務》是2013年物業管理師考試科目之一，為了幫助考生更加系統地復習備考，小編特整理了2013年物業管理師考試《物業管理實務》相關知識點，希望能給您的備考帶來一定的幫助，順利通過考試!

第三節 物業管理檔案的檢索利用與保存

物業管理檔案通常有紙介質和電子媒體形式兩大類，檢索利用與安全保管也應根據檔案的介質、不同特點，采取針對性措施分別使用處理。

一、物業管理檔案的檢索

(一)紙介質檔案檢索

紙介質檔案的檢索工具種類很多，物業管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。

1.常用檢索工具的編制方法

(1)分類卡片目錄

分類卡片目錄是根據檔案分類的邏輯關系建立的目錄體系。這類目錄的優點是系統性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。

(2)專題卡片分類

專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內容或屬性的各類文獻組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內容。

(3)主題卡片目錄

主題卡片目錄是指以規范關鍵字、詞組織檔案相關內容的索引系統。

(4)名稱索引

名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序將全宗內檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

2.檔案提供利用的方式

(1)檔案檢索的步驟和方法

檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應用需求，明確檢索范圍或根據索引的指引，查找到需要的檔案文件。

(2)檔案提供利用的方式

檔案提供利用的一般方式有：檔案室查閱，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業知識與方法等。

(二)電子媒體檔案檢索

電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數字形式存貯的;另一類是閉路視頻監控設備產生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監控設備已將二者和一為硬盤數位形式存貯，但是目前仍有相當多的企業還在使用磁帶方式存貯的視頻監控系統，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質檔案的存放方式相似。

各類軟件的檢索查詢設計，目前無統一檢索查詢形式。

二、物業管理檔案的保存與安全

(一)檔案保存

1.檔案的保存價值和保存期限

某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應當從相互關聯的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個看來也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。

各物業管理企業可結合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案保存期限的劃分標準。為便于掌握，表12-2所列出了某物業管理企業檔案的保存期限的劃分標準。

某物業管理企業檔案保存期限的劃分標準 表12-2

保存期限 時 間 劃 分 標 準 備 注

永久 無期限 凡是記載和反映物業，大型或重要附屬設施設備及物業管理活動的基本歷史情況，對物業維護和使用以及科學研究有長遠研究參考價值的文件 1.有關所管物業及重要的附屬設施設備的基礎性文件資料，有關更新改造、大中小修的會議決議文件、記錄、驗收報告和技術參數等文件;

2.有關物業管理工作中產生的重要決議、決定、合同協議、通知、記錄、工作計劃、統計報表及相關的請示、報告等;

3.業主及業主大會的基礎資料、會議決議、決定、請示報告記錄等文件

長期 15～60年 凡是在相當長的時間內對所管理的物業及物業管理工作需要進行查驗、經驗總結的文件與記錄 1.有關物業管理工作中的年度季度計劃、總結、報告;

2.與物業相關的附屬設施設備(工作壽命在5年以上10年以內)的基本技術和商業資料，維修維護合同和記錄，大中小修更新改造記錄和會議決議文件;

3.物業本體及大型或重要附屬設備的維護記錄

短期 15年以內 其他只在較短時期內有查考意義的文件與記錄 1.小型設施設備的更新、維修記錄;

2.有關物業管理服務和運行記錄的相關文件和記錄

2.檔案保存注意事項

(1)物業承接查驗期和入住期收集整理的檔案照料屬于物業基礎資料檔案，是物業管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

(2)房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規定，一般不能低于設備的使用年限的2倍。

(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案被無謂占用。

(二)安全管理

1.檔案安全管理

檔案毀損有人為的原因和自然因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當使用和故意毀損等。自然的因素一方面是文件的介質和記錄方式隨時間的推移而產生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然老化等，另一方面是環境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。

檔案保管應注意室內空氣流通，經常采取防霉、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，要制訂一套切實可行的檔案管理制度加以嚴格執行。如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復技術，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。

2.檔案信息安全

檔案的安全：包括檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應制訂文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。

紙介質檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復制和銷毀等方面制訂詳細的制度。設定權限。對無權查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。有權限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。復制必須由檔案管理人員進行，必須獲得相應授權方可實行。銷毀檔案時，應經上級批準，并在主管領導和部門主管的監督下采用適當的方式銷毀。

電子媒體檔案主要是通過設立嚴格的多級權限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統、復制和下載的管理;對進入互聯網的計算機應安裝防火墻和殺毒軟件，經常更新，防止黑客入侵和非法人員進入，保障電子檔案的信息安全。

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（責任編輯：中大編輯）

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