《物業管理實務》是2013年物業管理師考試科目之一，為了幫助考生更加系統地復習備考，小編特整理了2013年物業管理師考試《物業管理實務》相關知識點，希望能給您的備考帶來一定的幫助，順利通過考試!

第十二章 物業管理檔案管理

齊全完整、檢索便捷的物業管理檔案系統，是物業管理的一項基礎性的工作，是做好物業管理服務工作的一個必要條件，也是物業管理企業的一項基本功。物業管理檔案管理包括物業管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內容。

第一節 物業管理檔案的概念與分類

一、檔案的定義

檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體;二是該原始記錄的信息內容。如施工圖紙，在工程竣工驗收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案;在工程竣工驗收后，經過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設計內容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。

二、物業管理檔案的內容

物業管理檔案的內容包括物業權屬資料、技術資料和驗收文件，業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料，物業運行記錄資料、物業的維修記錄、物業服務記錄和物業管理公司行政管理以及物業管理相關合同資料等。

三、物業管理檔案的分類方法

物業管理檔案是直接記載物業及物業管理各個方面的歷史記錄。物業管理常用的檔案分類;方法有以下幾種。

(一)年度分類法

年度分類法：根據形成和處理文件的年度，將全宗內檔案分成各個類別。

特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

(二)組織機構分類法

組織機構分類法：按照立檔單位的內部組織機構，把全宗內的檔案分成各個類別。

特點：能保持全宗內文件在來源方面的聯系，客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌，便于按一定專業查閱檔案。

(三)事件分類法

事件分類法：按照全宗內檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

特點：能較好地保持文件在內容方面的聯系，使內容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業系統全面地查閱利用檔案。

物業管理企業檔案的分類應根據企業自身的情況和檔案管理的要求，采用相應的分類方法。

四、物業管理檔案存放

為了方便檢索利用，歸檔整理后的 案卷需要按分類方法進行分類存放。首先，檔案應有專門的檔案室，檔案室的大小應由未來檔案的可能數量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業管理公司可以根據自身需要和經濟條件進行選擇，一般檔案量不大的小型物業管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據分類方法對存放工具進行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記，以便于存放和檢索取用。

(1)物業承接查驗期收集整理的檔案是物業基礎資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應專架或專柜存放。

(2)物業入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發生有限增加，因此這類檔案架或柜應留有余量。

(3)物業日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

檔案案卷在進行上架排列時，物業管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列，同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

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（責任編輯：中大編輯）

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