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注冊物業管理師考試物業管理實務講義

第二節　物業管理應用文書的類型

通用的應用文書可分為行政公文、事務公文、會議公文、制度公文、禮儀文書、經濟公文、其他日常文書和司法公文等八大類幾十種。物業管理行業屬第三產業，是服務行業，因此，在制作和使用各種文書時，既要符合通用文書的一般特點，又要突出服務的特性。

一、行政公文

行政公文，是法定機關與組織按照特定的規范體式、經過一定的處理程序制成，并在特定范圍內使用的書面文字資料，是傳達意圖、辦理公務和記載工作的一種工具。行政公文不僅適用于政府機關、人民團體和事業單位，還適用于企業法人單位。

物業管理常用行政公文包括決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要等。

(一)決定

當物業管理公司對重要事項或者重大行動作出安排、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項，并要在公司內部以文件的形式下達時，要使用“決定”這個文種。比如，公司董事會對年度經濟指標的下達、對總經理的任命等事項，都要用“決定”。“決定”是內行文或下行文。

(二)通知

當物業管理公司在內部要轉發上級單位和不相隸屬單位的公文、宣布實施某項制度、要求下級單位辦理或周知事項、任免人員時，要使用“通知”這個文種。比如，舉行歌詠比賽、任命某人為物業管理項目機構主任等事項，都要用“通知”。“通知”是內行文、下行文或前行文，是使用最多的文種之一。

通知大體上可分為三類：

1．指示性通知

指示性通知用于發布規章制度、闡述政策、布置工作和答復下級單位詢問等，帶有指令性，需遵照執行。例如《關于下發(員工工作績效考核辦法)的通知》。

2．周知性通知

周知性通知用于發布需要下級單位周知的情況。常應用于任免人員，設置、撤銷或合并機構，擴展、縮小或終止有關組織、機構的某些職權，啟用或更換印章、地址，召開會議等。例如《關于召開××年度經營活動分析會的通知》。

3．轉發性通知

轉發性通知用于轉發上級單位及不相隸屬單位的來文。例如《關于貫徹(××市政府關于創建文明城市的決定>的通知》。2012年物業管理師考試報名

(三)通報

當企業在內部要表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者讓下級單位周知某事項的情況時，要使用“通報”這個文種。比如，創建文明小區計劃用一年半的時間，分五個階段完成，在第一、第二、第三、第四階段結束時，要將有關情況讓下級各單位了解，就要用“通報”。“通報”是內行文、下行文或后行文。

通報大體上可分為四類：表彰性通報、批評性通報、情況通報和專題通報。

(四)報告

當物業管理公司要向上級單位匯報工作、反映情況、答復上級單位的詢問時，要使用“報告”這個文種。比如，某個小區的物業管理費標準作了調整，會影響到年終結算，物業管理項目機構必須告知公司，公司必須告知上級單位(如董事會)，都要用“報告”。“報告”是內行文、上行文和后行文。

報告按其內容不同，大體上可分為四類：工作報告、情況報告、回復報告和報送報告等。

(五)請示

當物業管理公司就某一事項請求上級單位(或領導)給予指示或批準時，要用“請示”這個文種。比如，物業管理項目機構想為保安宿舍安裝空調，要用“請示”。“請示”是上行文或前行文。

請示一般是事項性請示，就某一事項請求上級單位(或領導)給予指示或批準。例如《關于為保安員訂制夏裝的請示》。

(六)批復

當上級單位答復下級單位的請示事項時，要用“批復”這個文種。比如，物業管理項目機構請求購買車輛，公司對其請示必須作出同意與否的答復，就要用“批復”。“批復”是下行文。

(七)意見

當物業管理公司各級組織對重要問題提出見解和處理辦法時，要使用“意見”這個文種。比如，某物業管理項目機構所管理的小區最近新搬來幾戶外國人家，他們對物業工作人員的服裝顏色有宗教禁忌，針對出現的新情況，該物業管理項目機構向公司領導提出處理辦法，就要用“意見”。

意見大體上可分為四類：建議性意見、定性意見、指導性意見和工作部署性意見等。

(八)函

當物業與不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關部門(如派出所、居委會)、業主委員會或其他單位等聯系工作時，要用“函”這個文種。比如，A物業公司想去B物業公司參觀學習，要用書面形式表明，就要用“函”。“函”是外行文或平行文。

函可分為以下五種：告知函、商洽函、詢問函、答復函和請求批準函等。

(九)會議紀要

當物業管理公司記載會議情況和議定事項時，或物業管理公司與其他有關組織通過會議形式達成有關意見，都要用“會議紀要”這個文種。如與業主委員會開會的會議紀要。

會議紀要是普適的一種公文，它是惟一不受內外、上下、用印等規范限制的文種

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