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注冊物業管理師考試物業管理實務講義

第十五章　物業管理應用文書

應用文書是一種與日常生活聯系密切、有固定程序、文字通俗、帶有交際性質的實用性文書。在物業管理活動中，應用文書更是得到了廣泛的使用，而且發揮著重要作用。對于物業管理從業人員來說，準確熟練運用物業管理應用文書，是一項必須具備的基本技能。

第一節　應用文書的基礎知識

一、正確使用漢字

使用規范的漢字，是寫好應用文書的基礎。

從正字法的角度而言，我們要注意做到下列幾點：

(1)不要書寫錯別字；

(2)不要隨意生造簡化字；

(3)不要書寫繁簡夾雜的字。

二、準確使用詞語

應用文書在詞語的使用上應當力求準確、簡練、得當，才能較好地傳遞信息，提高我們的辦事效率。

選用詞語要注意：第一，所選用的詞語不能是誤讀誤寫、以訛傳訛的錯誤詞；第二，不能是被淘汰的等義詞(包括異體詞)；第三，不能是不規范的方言詞、外來詞或舊詞語等；第四，不能是濫用的簡稱和生造詞。

三、正確使用標點符號

標點符號簡稱標點，是輔助文字記錄語言的符號，是現代書面語言的有機組成部分。

標點符號的作用，大體上有三個方面：第一，表示停頓；第二，表示語氣，標明句子是陳述語氣、疑問語氣，還是感嘆語氣；第三，標示句子中某些詞句的性質。

國家標準《標點符號用法》中共有常用的標點符號十六種，分點號和標號兩大類。點號七種，標號九種。點號又分句中點號(逗號、頓號、分號和冒號四種)和句末點號(句號、問號和嘆號三種)。標號包括引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號和專名號。

四、表達要符合規范

所謂表達規范，就是指說話寫作要符合語法規范。常見的語法錯誤有：

(1)搭配不當詞語之間有一定的組合規律，違背這種規律就要犯搭配不當的錯誤。

(2)成分殘缺有些病句結構不完整或缺少必不可少的成分。

(3)贅余有些病句是由于多余詞語造成的。

(4)語序不當有些病句是因詞語順序安排不當，或者說詞語位置放得不對引起的。

(5)雜糅有些病句把不同的說法硬糅在一起，造成結構上的混亂。2012年注冊物業管理師報名時間

(6)指代不明運用代詞指代人或事物必須明確無誤，如果含混不清、出現歧義，就會犯指代不明的語法錯誤。

(7)虛詞使用不當在使用虛詞時，常有濫用、漏用、誤用等語病，統稱為虛詞使用不當。

(8)數量表達不清有些病句是由于數量表達不清造成的。

五、表達要符合邏輯

應用文書的寫作在內容、結構上要注意邏輯聯系，不能自相矛盾，前后抵觸。從文章全局來說，作者提出問題、分析問題和解決問題，要符合客觀事物的規律，符合人們對客觀事物認識的程序，使人們的邏輯程序和認識程序統一起來，全篇形成一個邏輯整體；從局部來說，對于某一問題的分析，某一現象的解釋，要體現出較為完整的概念、判斷、推理的過程。

論證是用論據證明論點的方法和過程，是應用文書中普遍運用的方法。要使論證嚴密，富有邏輯性，必須做到：(1)概念判斷準確，這是邏輯推理的前提；(2)要有層次、有條理地闡明對客觀事物的認識過程；(3)要以論為綱，虛實結合，反映出從“實”到“虛”，從“事”到“理”，即由感性認識上升到理性認識的飛躍過程。

六、相關術語

內行文：僅限在獨立的組織中傳達的文書；

外行文：可在組織外傳遞的文書；

前行文：在事情發生前制作的文書；

后行文：在事情發生后制作的文書；

上行文：屬內行文，且是向上級報送的文書；

下行文：屬內行文，且是向下級發送的文書；

平行文：在各獨立組織之間傳遞的文書。

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