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二、物業管理檔案的保存與安全

(一)檔案保存

1．檔案的保存價值和保存期限

某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應當從相互關聯的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。

各物業管理企業可結合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案保存期限的劃分標準。為便于把握，表12-2列出了某物業管理企業檔案的保存期限的劃分標準。（注意區分三類：永久、長期、短期即可）

2．檔案保存注意事項

(1)物業承接查驗期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業基礎資料檔案是物業管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。2011年物業管理師成績查詢

(2)房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此多糞戶案的真實性和保存期限應有明確規定，一般不能低于設備的使用年限的2倍。

(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。

(二)安全管理

1．檔案安全管理

檔案毀損有人為的原因剎自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當使用和故意毀損等；自然的因素一方面是文件的介質和記錄方式隨時間的推移而產生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然消失等，另一方面是環境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。

檔案保管應注意室內空氣流通，經常采取防霉、防潮、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，要制訂一套切實可行的檔案管理制度并加以嚴格執行，如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復技術，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。

2．檔案信息安全

檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失；檔案信息不被非法復制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應制訂文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。

紙介質檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復制和銷毀等方面制訂詳細的制度，設定權限。對無權查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。有權限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。復制必須由檔案管理人員進行，并須獲得相應授權方可實行。銷毀檔案時，應經上級批準，并在主管領導和部門主管的監督下采用適當的方式銷毀。

電子媒體檔案主要是通過設立嚴格的多級權限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統、復制和下載的管理；對進入互聯網的計算機應安裝防火墻和殺毒軟件，經常更新，防止黑客人侵和非法人員進入，保障電子檔案的信息安全。

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