《物業管理實務》是2013年物業管理師考試科目之一，為了幫助考生更加系統地復習備考，小編特整理了2013年物業管理師考試《物業管理實務》相關知識點，希望能給您的備考帶來一定的幫助，順利通過考試!

第三節 物業管理應用文書制作及運用的要領

一、行政公文與其他文書的區別

在物業管理適用的各類文書中，行政公文的規范性最強。因而，行政公文也容易與其他文書區別開來。

行政公文一般由十八個部分組成，即秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期。而其他文書一般只要標題、主送機關(或人)、正文、附件說明、成文日期和附件，甚至更少。

一般只要看到有字頭(即發文機關標識，如××物業管理公司文件)、有發文字號(如××字[2005]018號)、有印章這三個部分，就可判定是行政公文。當然，也要注意到特殊性，如會議紀要這種公文就可以沒有字頭而且不加蓋公章，發文日期在標題下，沒有主送機關和落款等。另外，更簡單的辦法是從標題上一般就可以區分，因為行政公文的所有文種都與其他文書的文種不同。

二、應用文書標題的制作

(一)公文式標題的構成要素

組成公文式標題的構成要素主要包括單位、區域(范圍)、時間、事由(內容)、性質和文種等，其中“事由”和“文種”是最基本的要素。究竟選擇哪些要素來構成標題，一要考慮文種的寫作習慣和約定俗成的規定性，二要考慮寫作的實際需要。

公文式標題要通過幾個要素的組合，明確地說明了下述文藝：第一，這篇文章是做什么用的(文種);第二，文章是誰起草的(單位);第三，文章反映什么時間(時間)、什么區域(范圍)的什么事情(事由)。只要要素的排列組合合乎規律，就不會引起歧義。如計劃屬于事務文書，這種文書的公文式標題全要素形式是“單位+時間+事由+文種”。例如，《××物業公司2004年度培訓計劃》。

(二)文章式標題的構成模式

從構成形式看，文章式標題可以有單標題和雙標題(即主副標題)。主標題一旦概括到某種程度，不能概括和反映所需要傳達的涵義，就必須用副標題來做具體說明。

例如，某物業公司開展全員節約活動取得明顯效果后，集團公司要求該公司上報經驗材料，以便在全集團推廣。這個經驗材料的標題就可以制作為“挖潛 增效 大有可為”，副標題可為“—某物業公司開展全員節約活動情況總結”。

三、應用文書寫作的行款格式規則

行款格式是在長期的書面語表達中約定俗成的書寫行列款式。基本內容包括標題、署名、分段、引文和序碼。

(一)標題

文章大標題書寫的基本規則是居中排列，字號應大于正文，字體也應與正文相區別，并且上下各空一行。如果大標題實數較多，則應考慮分行排列，但分行時要注意前后意義的完整，在連貫排列時仍然要求居中。副標題應緊靠大標題下，中間不空行，題前要加破折號，所用字體也應區別于主標題。

(二)署名

署名一般放在文章的大標題之下，居中，上下各空一行，字號應小于大標題，字體也應區別于大標題和正文。

(三)分段

每個自然段的開頭要空兩個字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報告等應用文書的稱謂部分要求頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩個字。行政公文的主送機關(即受文單位)也要求頂格書寫，如果一行寫不下，回行時仍然頂格書寫，后面加冒號。

(四)引文

較短的引文可夾在正文中;如果是較長的引文，則需換行自成一段;排列上要比正文退兩格，首行和末行最好空一行，并在字體、字號上與正文有所區別。

(五)序碼

序碼的一般順序應該由漢字到阿拉伯數字，由無圈到有圈，其中阿拉伯數字(例如“1”)旁邊為齊底線的圓點，不能是頓號(即應為“1.”，不能寫成“1、”)。

一、……

(一)……

1.……

(1)……

四、應用文書的寫作要領

(一)行政公文的寫作要領

1.決定的寫法

決定的正文一般由緣由、意義和事項組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數語高度概括，涉及重大問題和重大行動安排或對專門事項作出決定時，其緣由則要具體、充分。決定的事項可采用一段到底、分條列項、小標題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點鮮明，依據充分，事實準確，切合實際。

2.通知的寫法

通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據，然后通過承啟用語，轉入通知事項。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可;任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務等。比較復雜的通知，如指示性通知等，即可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內容和在貫徹執行中應注意的問題，也可采用分條列項式寫法，分出層次，但要注意各條、項之間的邏輯順序。

3.通報的寫法

通報的正文主體由三部分構成。一是事實與評析。這部分是通報全文的重點和核心，寫法可虛實結合，先實后虛。即先適當地詳寫事實(先進事跡、錯誤事實、重要精神或情況)發生的時間、地點、人員、主要情節、結果及影響等，從中提煉出經驗或教訓。二是決定，也稱結論。表揚的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽，給予什么獎勵;批評的要寫明對責任者的懲戒的意見。三是結語，即提出要求或希望，號召大家學習先進或是告戒人們防止發生類似錯誤，或是要求大家重視某一情況、倡導某一精神。

4.報告的寫法

報告首先概括說明全文主旨，可開始即簡明扼要地將一定時間內工作的有關情況介紹清楚，如依據、目的、總的行動及整個工作的估計、評價等。然后以“現將有關情況報告如下：”之類的通用語，轉入正文。主體(即報告事項部分)是報告的核心，是要敘述的具體內容。如果內容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結合的方法進行敘述。

在常規物業管理中，報告也是使用較多的文種之一，常見的錯誤有三個：其一是當作前行文使用。如某物業管理項目負責人制作了一份《關于在A花園組織象棋比賽的報告》交公司領導批準，就是運用錯誤，應使用請示文種。其二是當作外行文使用。如給業主委員會等外圍組織反映情況時使用報告，就是運用錯誤。其三是與請示文種混用。如《關于更換對講機的請示報告》，就是把請示文種與報告文種混用了。

5.請示的寫法

首先寫明請示的起因，即“為什么請示”;一般可運用敘事、說理相結合的表達方式，簡要說明為什么要請示及請示的緣由、依據、背景。其次要寫明請示事項，即“請示什么問題”。內容較簡單的可全問一氣呵成，一貫到底;內容復雜的則應分段表述。

如果是請示對某一工作的指示或對處理某項問題的批準，則應提出自身的意見或處理辦法;如果有兩種以上的方案或意見，則應表明自身的傾向性意見，以便上級單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時準確的回答。

在常規物業管理中，使用請示應注意以下幾點：

(1)必須堅持一事一請示;

(2)請示在未獲批準前，不得對下屬單位發送;

(3)如需向兩個上級單位同時請示，只能采取一個主送和一個抄送的辦法(請示公文的主送單位只能是一個)，不可多頭報送以免造成誤會貽誤工作;

(4)嚴禁越級請示;

(5)請示語言要簡明扼要，還要注意行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當。

6.批復的寫法

批復只答復請示事項，對請示的問題只作原則性、結論性的指示和決定。

在常規物業管理中，使用批復應注意以下幾點：

(1)批復是對請示的回復，所以在批復的開頭一定要完全引述來文字號和標題，不可只引文號，或只引標題;

(2)批復要有針對性，要態度明朗，觀點明確，措辭要莊重、周密、準確。同時要注意，只能在職權范圍內批準、答復問題，否則即是無效批復;

(3)必須有正式的書面請示才能批復，口頭或電話請示不能作為批復的依據;

(4)批復一般只給來文請示的單位，如有普遍意義，也可以同時抄送所屬各單位。

此外，對于下級送來報告，若認為有必要，也可以批復。

7.意見的寫法

首先是交代出意見的依據、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對有關問題或某項工作提出本單位的見解、建議或規范性的解決辦法。結尾習慣用語一般為“以上意見，請結合實際貫徹執行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結束語。

在常規物業管理中，使用意見應注意以下幾點：

(1)意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見，要有針對性、可行性，文字表述要明確具體。

(2)意見在正式公文中，主要用于平行單位和對下級單位，對上級單位應慎重使用。對上級單位行文，多用“請示”、“報告”等文種。

8.函的寫法

首先述致函起因，即發函的原因、背景和依據。其次說明致函事項，明確地將問題、要求或答復意見告知對方。

在常規物業管理中，使用函時，要注意態度的坦誠、熱忱，語氣的平和、謙虛，在措辭上嚴謹得體。

9.會議紀要的寫法

首先簡單介紹會議概括，包括會議的起止時間、地點、主持人、參加與列席人員、議題、會議進展情況、主要成果，這些是會議紀要開頭不可缺少的“七要素”。有些會議紀要，還有交代召開會議的依據，會議的指導思想、目的、要求、會議程序以及對會議的評價等有關內容。重要的與會者和發言，也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字簡短。

會議紀要的主體部分要根據會議的原始材料，經過認真分析整理、提煉加工，相對具體地把會議的主要議題、討論意見、基本結論、任務、要求等會議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分一般有兩種常用的表述方法：

(1)概述法。把會議的發言、討論情況綜合到一起，圍繞會議的中心，分自然段概括地表述出來，這種寫法多用于小型會議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會議。

(2)歸納法。會議的規模較大，討論的問題較多，涉及面較廣，需要將會議的原始材料加以分類整理，對許多意見或內容進行歸納敘述。

視會議紀要的實際，結語有兩種情況：一種是設結語，以簡短明確、有鼓動性和號召力的語言收尾，表示決心、強調意義、闡明希望、發出號召等。另一種是不設結語，正文寫完，全文寫完，全文也就自然結束。

在常規物業管理中，使用會議紀要時要注意以下幾點：

(1)要突出會議主題，不要面面俱到。

(2)工作會議紀要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡要提出貫徹落實會議紀要精神的有關要求。

(3)會議紀要的文稿形成后，一般由參加會議人員簽名確認。

(4)會議紀要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。

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（責任編輯：中大編輯）

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