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四、物業管理檔案存放

為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進行分類存放。首先，檔案應當有專門的檔案室，檔案室的大小應由未來檔案的可能數量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業管理公司可以根據自身需要和經濟條件進行選擇，一般檔案量不大的小型物業管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據分類方法對存放工具進行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記，以便于存放和檢索取用。

(1)物業承接查驗期收集整理的檔案是物業基礎資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應專架或專柜存放。

(2)物業入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發生有限增加，因此這類檔案架或柜應留有余量。

(3)物業日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

檔案案卷在進行上架排列時，物業管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列，同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

物業管理檔案的收集與整理

物業管理檔案的收集整理一般是按照物業管理的流程分類進行的，通常包括物業承接查驗期檔案、物業人住期檔案和物業日常管理期檔案等的收集整理。

一、物業承接查驗期檔案的收集與整理

(一)物業承接查驗期物業管理檔案收集的特點

物業承接查驗期的檔案收集內容主要是被承接查驗物業及其附屬設施設備的權屬、技術和驗收文件，一般稱為物業基礎資料檔案。這類檔案收集的特點是：

1．收集期間較集中，一般集中在物業承接查驗階段，并與承接查驗同步進行；

2．檔案收集的技術要求高，涉及面廣，對物業管理公司的技術力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業管理工作造成長遠的影響。例如，建筑的驗收涉及土建設計、施工等方面，中央空調、電梯等附屬設施設備涉及機械制造、制冷、電機、微電子和電腦等各個技術領域，對相關技術人才和管理人才的要求較高。

(二)物業承接查驗期物業管理檔案收集的范圍

物業承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設單位。承接查驗期所需收集資料檔案的主要內容可參見表12-1。

資料檔案收集開始后，物業管理公司應設立資料檔案收集整理工作小組，同步進行檔案的文書立卷和歸檔整理工作。

二、物業入住期檔案的收集與整理

(一)物業入住期物業管理檔案收集的特點

物業人住期的物業管理檔案收集工作重點集中在物業業主(或物業使用人)，即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業主檔案資料和相關檔案資料的收集。其主要特點是：

1．本階段的檔案資料收集來源于物業管理的服務對象--業主(或物業使用人)；2012年物業管理師報名時間

2．本階段的檔案資料收集范圍是物業業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料等。因涉及業主(或物業使用人)的個人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個人資料的管理等情況應向業主明確說明并加強管理，避免出現因業主(或物業使用人)個人資料泄漏導致的不必要的法律糾紛。

(二)物業入住期物業管理檔案收集的方式和程序

物業人住期的資料檔案收集與入住期物業管理工作密切相關，須同步進行。在組織接待業主(或物業使用人)人住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：

1．設立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理；

2．專責工作小組按照業主權屬資料、業主(或物業使用人)個人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關表格和收集程序。

權屬資料一般包括房屋產權證、購房合同復印件等。

個人資料一般包括身份證和戶口本復印件、聯系方式等。

上述資料均應核對原件，并以核對原件后的復印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應及時整理并歸檔。

三、日常物業管理期檔案的收集與整理

(一)收集范圍

日常物業管理期檔案主要包括物業運行記錄檔案、物業維修記錄檔案、物業服務記錄檔案和物業管理公司行政管理檔案。

1．物業運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。

2．物業維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。

3．物業服務記錄檔案的收集范圍包括：小區及共用設施清潔服務記錄、小區安全巡視記錄、小區業主裝修管理服務記錄、小區增值服務記錄、會所服務記錄、社區活動記錄和服務與投訴管理記錄等。

(二)收集時間

日常物業管理期檔案的有關文件一旦實施完畢，應及時收集。一般可由相關業務部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規定，可由企業根據自身情況來決定，除--些需跨年執行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應超過1年時間。手續辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

物業管理公司行政管理檔案由物業管理企業人事、行政等相關部門收集管理。

(三)檔案資料收集后的整理工作

在日常業務處理工作中，由行政部門或業務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了，必須在乎時歸檔的基礎上，進一步系統整理與編目。整理工作根據企業情況的不同，可由業務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統一完成。

已立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。查看卷內文件是否已齊全、文件之間的關聯是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內文件進行必要的調整。

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