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業務循環中的內部控制

1.職責分工

主要職責分工有：(哪些需要分離，不分離的后果)

(1)提出采購申請與批準采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制;

(2)批準請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業整體利益產生損害;

(3)采購審批、合同簽訂、合同審核相互獨立，防止虛列支出;

(4)驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數額登記入賬;

(5)應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其他資產，以保證應付款項記錄的真實性、正確性;

(6)內部檢查與相關的執行和記錄工作相互獨立，以保證內部檢查的獨立性和有效性。

2.信息傳遞程序控制

建立健全采購與付款循環相關的內部控制，要求管理當局對與此循環相關的信息傳遞程序實施嚴格有效的控制。這些控制包括：

(1)授權程序。

①企業內部建立分級采購批準制度;

②只有經過授權的人員才能提出采購申請;

③采購申請經獨立于采購和使用部門以外的被授權人的批準，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業利益;

④簽發支票要經過被授權人的簽字批準，保證貨款是以真實金額向特定債權人及時支付。

(2)文件和記錄的使用。為了滿足業務審批、財產保管、便于記錄的要求，要合理設計并使用各種文件和記錄。

收到購貨發票時，財會部門應將發票上所記的商品規格、數量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關資料核對相符后入賬;對關鍵性憑證要預先編號，由經手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續性;訂購單中要有足夠的欄目和空間，詳細反映訂貨要求;建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據;設置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業務;對每一供應商設立應付款項明細賬，并與總賬平行登記。

(3)獨立檢查。由獨立于業務經辦的人員對賣方發票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查，確保實際收到的商品符合訂購要求。

3.實物控制

采購與付款業務中的實物控制包括兩個方面，一方面加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權人員接近存貨。驗收部門人員應獨立于倉庫保管人員，同時加強對發生的退貨的實物控制，貨物的退回要有經審批的合法憑證。

另一方面限制非授權人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。特別應注意對支票的實物控制，不得讓核準或處理付款的人接觸;未簽發的支票應予以安全保管;作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復開具支票。

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（責任編輯：中大編輯）

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