發送會議通知
(1)發送形式:正式通知,非正式通知。
(2)發送內容
1)預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。
2)需要回復的會議通知或預備通知中可加入明信片。
3)會議中使用的有關票據。
4)附說明或回執單,要求與會者告知具體的到達和返程日期,標明交通工具及線路。
(3)發送會議通知的注意事項
1)明確會議通知發送對象。
2)落實發送的回復確認環節。
3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。
會議通知
(1)會議通知的主要內容:被通知部門、人員、職務、通知事由、會議時間、會議地點、出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名 和職務、通知日期。
(2)按正確格式擬寫會議通知及會議回執。
3.會議的各種準備工作
(1)制作姓名卡片、會議證件的方法
1)內容設計上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。
2)重要的大型會議要貼本人照片,并加蓋印章。
(2)會議文件資料發放的基本方法
1)按照與會者名單,準備好每人一個文件袋。
2)分發重要文件要編號、登記,保密文件要注明密級。
3)征求意見稿或保密文件應附文件清退目錄。
4)適時適量。
5)內容重要又需要事先送達與會者的文件,可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。
(3)會議所需用品和設備的準備
1)準備會議所需物品要盡量考慮全面,有備無患。
2)會議用品和設備的類型分為必備用品和特殊用品。
(4)預訂內部會議室的方法
1)要打出一定的提前量,在確定準確的會期后,應盡早預訂。
2)在使用的前一天,一定要再次落實。
3)會議室的大小、格局、設備的配備與會議的人數、性質和類型相匹配。
4)留有足夠的自由使用空間,會議之間的間隔不宜太緊。
5)事先查看會議議程,了解會議是否需要音像輔助設備,并事先將設備調整到最佳狀態。
(5)接站報到工作的主要步驟
1)有統一的指揮調度系統,掌握與會者到達的時間和聯系方式。
2)備有足夠的車輛和接待人員。
3)如設接待站要制作醒目的牌子或橫幅,表明“××公司接待處”的字樣;并設立引導牌或標識牌,表明報到的具體位置。
4)事先準備好文件袋發給報到人員。
(6)會議簽到和引導工作
1)小型會議可由秘書逐一進行簽到。
2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機進行簽到。
3)準備好登記本、簽字筆等用具,必要時準備好嘉賓的留言簿。
4)按禮儀規范引導與會者入場。
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(責任編輯:何以笙簫默)