準備會議資料、會議用品

(一)相關知識

1．會議資料的類型

(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料(會議通知、議程、會議須知、名單)。

(2)會務資料：開會的請示、提交會議審議批準的文件(計劃、規劃、報告、決議)、會上使用的文件(開幕式、閉幕式、報告、總結材料)、會議宣傳性文件(提綱、發布稿)。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2．會議用品的類型

根據會議不同規模設定內容，會議用品和設備分為必備、特殊兩種類型。

(1)必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1)會場內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。秘書人員應當會使用這些設備。

2)常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙(寬窄均備)、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆、信封、信紙、禁煙標志、放大的公司標識等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。另外，有些會議還需準備產品樣品、常用藥品等。

(二)示例分析

某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當地政府也對此產生了濃厚興趣。該公司也向當地政府發出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經在臺上就座。但發現沒有市長的名臺簽和座位，會議主辦方十分尷尬。

點評：該公司應事先考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。

(三)工作程序

1．準備會議資料

(1)來賓資料袋內容：會議手冊(會議日程、會議須知)，會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(房間鑰匙)、餐券等。

(2)會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄(人手一份)。

(3)溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

2．準備會議用品

(1)檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

(2)檢查好燈光、擴音設備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

(4)如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱計數設備和獎勵用品。

(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

(四)相關鏈接

1．處理會議臨時產生的文件

(1)會議臨時產生的文件主要是由臨時動議產生的提案、記錄、決議等。

(2)對于臨時產生的文件要及時收回并妥善保管，對沒有最終通過并形成決議的文件要注意清退和保密。

(3)對臨時產生的會議文件也要注意歸檔。

2．選擇會議用品及會議經費使用應該注意的問題

(1)樹立全局觀念，搞好綜合平衡。

(2)經濟適用、合理先進。

(3)嚴格根據會議經費的預算，量人為出。

(4)注意輕重緩急，精打細算。諸如宣傳材料、電話傳真等是召開商務會議時必不可少的開銷，應當優先支出，諸如獎品、紀念品和觀光等是商務會議的附屬支出，可以根據會議目標要求進行彈性收縮。即便是必須的支出，也要根據具體情況精打細算、力行節約。

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（責任編輯：中大編輯）

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