發布會議信息

(一)會議信息的內容和分類

1.會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務聯系電話與聯系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議記錄和紀要的內容;會議宣傳報道的內容;會議決議的內容。

2.會議信息的分類

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)發布會議信息的工作程序

發布會議信息的工作程序是：傳遞會議通知信息→分發傳遞會議文件→溝通傳遞會議有關情況。

安排會議食宿

1.會議餐飲的常識

(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費。

(2)就餐大體上是一個標準，確定好伙食標準和進餐方式，但必須照顧少數民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

(3)秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

2.安排會議餐飲

(1)根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

(2)就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

(4)事先設計和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛生、可口，品種多。

(6)事先要準備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會或搞服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

(8)做好飲水、飲料供應的工作。

3.會議餐飲的類型和標準

(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。

(2)會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營養和健康，又要考慮出席者的口味特點。

(5)招待會。招待會應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

(二)會議住宿的常識和工作程序

1.會議住宿的常識

(1)要提前編制住房方案;

(2)長者、尊者、領導要適當照顧;

(3)具體安排住宿時，要根據與會人員的職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排;

(4)有時還要按地區集中分配，便于討論;

(5)不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合與會人員具體情況列出住宿表;

(6)報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2.安排會議住宿

要點：

(1)安排方式的選擇;

(2)預定會議住宿的程序;

(3)確定會議住宿的程序。

3.會議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費用，則需按與會者的職務標準安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會者的住宿標準應相近。

(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者和有禁忌的少數民族與會者安排在同一個房間。

(4)可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

(5)預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余

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（責任編輯：何以笙簫默）

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