安排會議食宿

(一)相關知識

1．會議住宿的常識

(1)住宿的安排是一項具體細致的工作，要提前編制住房分配方案。

(2)長者、尊者、領導要適當照顧。

(3)具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

(4)有時還要考慮按地區集中，便于討論。

(5)不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合代表具體情況列出住宿表。

(6)報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2．會議餐飲的常識

(1)食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。

(2)就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者，確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

(3)秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，應事先將座位卡及菜單擺上。

(4)席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場席位圖以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

如有講話，通常要事先確定講話的內容，致詞要盡量簡明扼要，熱情洋溢。如是涉外會議要事先安排翻譯員。

(二)示例分析

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌(圓桌)，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應編在主桌的一位重要客戶，結果致使該客戶入席時找不到座位，出現了十分尷尬的場面。

點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良影響。

(三)工作程序

1．安排會議住宿

在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心時，要充分考察其基本設施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點是否方便，環境是否安靜、整潔，然后綜合進行選擇。要是由與會者自己支付住宿費，就需選擇幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同的標準的客房供其選擇。

(1)安排方式的選擇。最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，更有效和經濟的方法是由主辦單位集體預訂房間。如果不事先保留房間，會產生下列問題：遇到旺季，飯店可能將房間訂出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。與會者可能拿不到優惠價格，因為散客住宿的價格空間較小。會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。

(2)預訂會議住宿的程序(參見五級秘書內容)。

(3)確定會議住宿的程序(參見五級秘書內容)。

2．安排會議餐飲

(1)根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。一般由主辦方負責付費的會議餐飲標準，都要根據會議經費的預算切塊情況，量入為出，制定統一的餐費標準。由與會者自己付費的餐飲，會議一般要給與一定的補貼。

(2)就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。一般性的會議除了開頭和結尾的宴會采取包桌形式，大多采取自助餐的方式。自助餐方便衛生，儉樸節約。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

(4)事先設計和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛生、美味可口、品種多。會議餐飲的菜肴要精致可口、賞心悅目、特色突出；要照顧不同國家、不同民族與會人員的飲食習慣、風俗、禁忌；還要冷熱、甜咸、色香味搭配，并為有飲食禁忌的人員單獨安排菜單。

(6)事先要準備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

(8)做好飲水、飲料的供應。

(四)相關鏈接

1．會議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

(4)可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

(5)預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

2．會議餐飲的類型和標準

根據宴請目的、出席人員的身份和人數的多少，可將宴請分為：正式宴會、便宴、酒會、茶會、工作餐等。

(1)早餐。早餐食物的選擇范圍很大。可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會讓人各取所需，比較隨意。

(2)會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料，有時有食品，有時沒有。

(3)午餐。午餐如何安排，主要看下午計劃做些什么。一般來說，午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇可既要考慮到營養和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，對著裝有要求，一般要穿禮服出席。

(5)招待會。它可以作為正式餐宴的引子，也可以僅舉行招待會。招待會的目的決定招待會的食品選擇。為將以上工作做好，應努力為與會者選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐，以便在會議期間的每一天與會者們都感到精力飽滿，心情愉快

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（責任編輯：中大編輯）

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