安排會議禮儀服務

(一)相關知識

1．會議的通用禮儀

(1)會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應遵守相關禮儀要求。

(2)迎送禮儀。凡是一些大型或中型會議，對會議參加者要認真做好迎送工作。無論是參會的領導、嘉賓還是一般的參會人員都應熱情接待和周到服務。一般應在會前組成一個會務組，專門處理有關問題。(參見接待部分內容)

(3)參會禮儀。會議的組織方要盡量使會議開得緊湊高效，尊重與會者的時間。參會者要遵守會議紀律和時間，不交頭接耳，不遲到早退，發言不超過規定時間。

(4)服務禮儀。在會議的簽到、引領、食宿接待服務中要遵守禮儀的一般要求，注意服務忌語，使用禮貌用語。

2．主持人的禮儀

各種會議的主持人一般由具有一定職位的人來擔任，其禮儀表現對會議能否成功有著重要的影響。作為會議的組織和服務人員，應對會議主持人的禮儀知識有所了解，并做好相應的服務。

主持人應衣著整潔，莊重大方，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、抖腿等不雅動作。主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默；或沉穩，或活潑。主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息中可點頭、微笑致意。

3．會議發言者禮儀

會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，后者一般是討論發言。正式發言者應衣冠整齊，走上主席臺應步態自然、剛勁有力，體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會場，不能只低頭讀稿，旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。

自由發言則較隨意，但應注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧時應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。

4．會議參加者禮儀

會議參加者應衣著整潔，儀表大方，準時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應認真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人。

(二)示例分析

小劉的公司應邀參加一個研討會，該次研討會邀請了很多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總特別安排小劉和他一道去參加，同時也讓小劉見識見識大場面。

小劉早上睡過了頭，等他趕到，會議已經進行了20分鐘。他急急忙忙推開了會議室的門，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會場上的焦點。剛坐下不到5分鐘，肅靜的會場上又響起了搖籃曲，是誰在播放音樂?原來是小劉的手機響了！這下子，小劉可成了全會場的明星……

沒過多久，聽說小劉已經另謀高就了。

點評：不管是參加自己單位還是其他單位的會議，都必須遵守會議禮儀。因為在這種高度聚焦的場合，稍有不慎，便會有損自己和單位的形象。

(三)工作程序

禮儀工作一般包括會議禮儀服務人員的選擇召集、工作程序分解、人員的禮儀培訓、服裝用具的準備、禮儀執行等程序。不同會議對于禮儀也提出了不同的要求。(參見接待部分內容)

1．選擇會議禮儀服務人員

(1)從組織內部的員工中選擇。要選擇有經驗、素質好、氣質佳的人員。

(2)聘請專業禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。專業公司和人員有豐富的經驗和專業的知識、程序，服務的質量會比較高。

2．分解工作程序

對禮儀服務人員進行分工，接站、簽到、引領等各個環節都應有相應的服務人員。

3．培訓會議禮儀服務人員

(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

(3)對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4．準備服裝用具

(1)禮儀服務人員的服裝應統一并且與會場環境協調。另外，要根據會議的實際情況確定是否準備鮮花等物品。

(2)迎接一般的與會者不需要獻鮮花。對于應邀而來的貴客不應省卻獻花這一禮節，而且必須用鮮花。不要選擇黃色、白色的菊花，因為那是喪禮上的用花。不同國家對于花語有各自的使用風俗，如果是迎接外賓，就要根據來賓所在國的習俗選擇鮮花，注意不犯忌諱?？梢圆橐恍┒Y儀方面的書籍，上面往往有介紹。

5．禮儀執行

在禮儀服務過程中，要注意幾個重點環節。

(1)接待禮儀及程序。當接待人員看到有人向自己走過來并介紹自己的身份時，應該馬上表示歡迎，獻上鮮花、主動與對方握手、自我介紹，接過對方的大件行李(挎包、公文包由來賓自己拿著)。如果迎接者有好幾位，應該由其中的秘書或其他職位較低者向來賓介紹自己一方，從身份最高者介紹起。

(2)引領。國際通行的禮儀是“以右為尊”，接待人員應該走在來賓的左前方一兩步引路，同時用手示意，并明確告訴來賓：“我們現在去乘車，就在離這里不遠的停車場。請跟我來?！辈灰獌H僅簡單地說一聲“我們走吧”就自己先走了

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（責任編輯：中大編輯）

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