秘書工作是一項有著悠久歷史的工作。但是秘書作為一門職業，在中國有明顯的現代特色。

一、“秘書”一詞的含義

“秘書”一詞，經歷了由物到人、由書籍到機構的演變。《說文》云“秘者，神也。”秘書一詞連用，最初出現于《漢書》。《漢書·劉向傳》有“詔向領校五經秘書”，但此時的“秘書”明顯是指宮中秘藏之書。

1. 宮中秘藏之書2. 指讖緯圖篆之書3. 指官職名4. 指官署機構名稱

二、秘書的起源 1. 文字的出現2. 階級社會的產生

三、秘書的定義1. 對當代“秘書”定義的探討，是從20世紀80年代開展秘書學研究時開始的。“秘書是社會主義國家工作人員職務名稱之一” ——王千弓《秘書學與秘書工作》(1985年) “秘書，在我國現代主要指黨和政府機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位”——袁維國《秘書學》

2. 定義我國的秘書，主要應當從三個方面把握。首先，明確秘書是一門社會職業。其次，明確秘書的職業崗位歸屬。再次，明確秘書的工作職責和內容。

四、秘書的分類1.縱向分類：初級秘書：從事一般日常行政事務的工作人員 中級秘書：分管文字工作、信息工作的秘書 高級秘書：秘書機構的領導、辦公廳(室)主任

2. 橫向分類 商務秘書：主要指在從事各種商務活動的企業中，協助投資經營者和商務管理者處理商務活動的秘書人員。教學秘書：主要指在教育教學機構、院校各級機構中從事行政管理工作和輔助教學管理工作的人員。司法秘書：主要指就職于法院、企業與社團律師事務所或律師身邊的秘書人員。醫務秘書：這類秘書人員就職于醫務醫療機構，如醫院、醫學院、藥房或私人診所。政務秘書：在我國，包括黨務秘書和行政秘書，主要在黨政各級領導機關輔助領導的決策與行政管理工作并主持內部行政管理工作。

其他如：保健秘書、警衛秘書、科研秘書、外文秘書等

第二節 秘書部門

一、秘書部門概述1. 分級分類管理原則2. 精簡、合理、高效原則3. 整體效益原則

二、行政機關的秘書部門 行政機關秘書部門的設置，一般包括文書處理、檔案、機要、調研、政策研究、信訪、后勤總務、安全保衛等部門，是機關首腦的參謀部、思想庫;同時，它又是整個機關的后勤部和財政部。行政機關秘書部門的設置應該是全能型的。

三、公司企業的秘書部門 公司企業的秘書部門是公司企業內部的行政管理系統，也是在經理、廠長領導之下設置的履行輔助管理、綜合服務職責的綜合機構。大體有四種形式：

1. 綜合性的秘書部門。集團辦公室、公司辦公室等。2. 職能性的秘書部門。經理辦公室、廠長辦公室、行政辦公室。3. 專業性的秘書部門。文秘室、值班室4. 由一兩名秘書承擔的秘書辦公室。前臺、總經理秘書。

四、股份制企業集團中的秘書部門 1. 決策層：股東大會和董事會(董事會秘書)2. CEO

五、臨時性的秘書機構1. 時間性強2. 任務量大3. 協調機制好

六、秘書部門的內部工作系統1. 黨政機關中秘書部門的內部工作系統 我國對秘書部門的稱謂目前還沒有統一的規定。做普遍的是稱“辦公室”，級別高一些的稱“辦公廳”。在黨政機關，辦公廳(室)下設有秘書局、秘書處、秘書科等相應級別的秘書部門。黨中央、國務院的秘書部門稱為“辦公廳”，“辦公廳”下設秘書局、信訪局、機要局、外事局等，秘書局下設有檔案處、綜合處、會議處。 國務院各部委員及各省、市、自治區的秘書部門，統稱“辦公廳”，廳下直接設處，如“秘書處”、“機要處”、“行政處”、“信息處”等，處以下有的設科室，有的不設。與辦公廳(室)同級的還有“政策研究室”，專管各類政策制定前后的調查與研究工作。

2. 公司企業中秘書部門的內部工作系統⑴辦公事務⑵行政事務⑶法律事務

七、秘書部門的地位和職能1. 輔助管理2. 綜合服務

八、秘書部門領導的工作職能1. 檢查督辦2.協調關系3.制定制度4.管理人員

第三節 秘書工作

秘書工作是以輔助領導和上級完善管理為目的，通過“辦文”、“辦會”、“辦事”，實現政務服務和事務服務的。

一、秘書工作內容秘書部門的地位和職能決定了秘書工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門人員的點點滴滴。要求秘書工作事無巨細，都能收放自如。

㈠辦文1.文字工作：主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領導同志需要的各種材料的準備和起草工作。2. 文書處理和檔案工作：主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作、收發、運轉、傳遞工作，立卷、歸檔工作。3. 圍繞文書文件要辦理的事務：主要是指因文書文件產生的，而且是秘書部門承辦的事務。

㈡辦會1.在程序上，包括會前的籌劃和準備，會中的組織和服務，會后的善后和落實;2. 在內容上，工作會議、會談事務，也有聯誼性的、禮節性的、溝通感情、展開公關的會見和會議事務或文娛活動事務;3. 在形式上，小型的常規性工作例會和幾個單位聯合召開的、會期較長的大型會議會務;既包括準備會議預案、議程、文字材料、促成會議結果、督查落實的工作，也包括準備節目、聘請主持人、選定獎品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務。

㈢辦事1. 信息工作：圍繞信息處理展開的工作。2. 技術工作：主要指機要工作、計算機安全工作、現代辦公設備設施的使用維護工作。3. 日常行政事務工作：值班工作、接待工作、印章管理、財務管理、后勤管理、環境管理、車輛管理以及對外聯絡等工作。

在黨政機關，專門設立信訪辦公室，主要辦理群眾來信和來訪的接待和相關事項的處理工作，同時也負責對報刊上的批評、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設公關部的公司企業，秘書工作還包括公關事務。

現代社會組織中的行政事務工作，不僅有新的內容，還有新的意義。如機關辦公環境的設計、布置、裝飾與維護，依法落實職工的社會保障和生活福利安排，辦公設備、車輛的統一采購、管理使用與調度，對餐飲公司、保安公司承包事務的管理等。這些行政事務工作，明顯地帶有現代組織管理形式的特色。

二、秘書工作的宗旨 秘書工作“三服務”的指導思想1.1985年1月召開的全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會：為中央服務，為中央各部門和各省、自治區、直轄市服務，為人民服務。2.朱傳忠、葉明主編的《秘書理論與實務》：為直接領導服務，為相關的各級領導服務，為人民群眾服務。3.楊劍宇《涉外秘書概論》：為領導工作服務，為同級和上下級機關服務，為人民群眾服務。

三、秘書工作的特點1. 機要性 機密性和重要性。2.輔助性⑴所有的現代秘書工作都要圍繞領導工作展開，領導工作涉及哪里，秘書工作范圍就要擴大或延伸到哪里。⑵現代秘書人員能參加領導班子的各種會議或共同研究問題，甚至有機會提出解決問題的方案，但秘書參加會議的主要責任是辦理會議事務，慎用發言權，無表決權，更無決定權。⑶現代秘書人員在處理任何問題時，只能根據領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權范圍自作主張。

3. 綜合性首先，秘書工作的內容涉及本組織的全部工作。其次，秘書工作是為領導部門和整個組織服務的，這種服務主要體現在對各種事務性工作的處理上。再次，秘書工作的綜合性表現在條理化、系統化地處理范圍廣、形式多、紛繁復雜的事務性工作。

四、秘書工作的作用 在現代社會中，一個較大的社會組織通常由五部分構成：領導中樞、情報信息系統、咨詢參謀系統、執行系統、監督系統。秘書部門+資料、檔案、情報等部門=情報信息系統秘書部門+各種政策研究、調查預測等部門=咨詢參謀系統 秘書部門是領導中樞與執行系統之間溝通的橋梁和紐帶 秘書部門也協助檢查、督查部門開展工作，同時承擔督辦查辦工作用：1.協調作用2.信息作用3.形象作用4.參謀助手作用

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（責任編輯：何以笙簫默）

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