第二節 起草撰寫公務文書

一、公務文書的概念和性質公務文書有廣義和狹義兩種理解。廣義上說，黨政機關、企事業單位、社會團體以及一切依法成立的組織在各自的政務、公務、商務等工作和活動中代表本組織形成的規范的文書、信函等均可稱為公文;狹義上說，公務文書專指國家機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書。一般特指在國務院2000年8月24日發布，2001年1月1日起實施的《國家行政機關公文處理辦法》中明確規定的13種國家行政機關公文。

二、關于公文規范的有關要求1.《國家行政機關公文處理辦法》國務院2000年8月24日發布，2001年1月1日開始實施。2.《中國共產黨機關公文處理條例》是經中共中央批準，由中央辦公廳于1996年5月3日印發的。3.《國家行政機關公文格式》國家質量技術監督局于1999年12月正式批準發布GB/T9794—1999《國家行政機關公文格式》國家標準，簡稱“99新國標”。4.《國務院辦公廳關于實施<國家行政機關公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》2001年元旦，國務院辦公廳印發了國辦函〔2001〕1號文件，對關于實施《國家行政機關公文處理辦法》所涉及的幾個具體問題提出了11項處理意見。

三、公務文書的體式公文的體式由結構、標記、格式和文體四部分組成。

㈠公文的結構1.發文機關標識表明公文作者的標志。其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的權威性與鄭重性。通常有兩種形式：一是作為文頭，多采用大號字體套紅標識于公文首頁上端，由發文機關的全稱或規范化簡稱加“文件”二字構成;二是作為署名，用黑色字體將發文機關的全稱或規范化簡稱標于公文末頁的落款處。聯合行文時，主辦機關排列在前。2.發文字號又稱發文編號，是發文機關對其所發的公文依次編排的順序號碼。發文字號由發文機關代字、發文年份和發文順序號構成。如國辦發〔2010〕21號。一份公文只有一個發文字號，聯合行文時只標主辦機關的發文字號。3.簽發人標識是在公文正文簽注代表機關最后核查并批準公文向外發出的領導人的姓名，一般只用于上行文。簽發在公文正本首頁標題之下、正文之上靠右的位置。其中，“請示”還應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。4.公文標題是標明某一文件主要內容的概括性名稱。一般由發文機關名稱、事由和文種三部分組成。在發文機關與事由之間通常用介詞“關于”、在事由與文種之間用助詞“的”連接。5.題注是對標題的注解和說明。寫法是在公文標題之下標注如下字樣：“××××年×月×日××××會議通過”或“××××年×月×日××××會議批準”。6.受文者是指收受公文的機關名稱。通常分為兩種：一種是主送機關，即對公文負有辦理或答復責任的機關;另一種是抄送機關，即除主送機關外需要執行或知曉公文內容而不承擔辦理或答復責任的機關。7.正文公文的主體部分，用于闡述具體內容，表達發文意圖。8.附件說明附件是指附屬于公文正件的其他公文或材料，可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力附件，其作用在于進一步補充和完善正文正件的內容;另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現實執行效用的附件。附件說明指為附件所做的標記，用以注明附件的順序和名稱等。9.附注是對文件內容或有關事項、要求的注解與說明。為使正文集中表述主要內容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術語或公文的閱讀范圍、使用方法等，通常在注釋中加以注解。公文如果有附注，應當加括號標注。附注的位置在成文日期和印章之下，印發說明之上。10.成文日期⑴是形成文件的確切日期：通常以領導人簽發的日期作為公文的成文日期;聯合行文時，以最后簽發機關的領導簽發的日期為準;經會議討論通過的公文以會議通過的日期為準;電報以發出日期為準。⑵一般情況下，公文開始生效的時間是以成文日期為準的，但是有些正文中明確規定具體生效或開始執行日期的規范類文件除外。⑶成文日期要求用漢字寫全具體的年、月、日。11.公文生效標識是證實公文作者的合法性、使公文生效的憑據。⑴其一是印章，指作為機關公文權力象征的圖章;⑵其二是簽署，指有權簽發公文的領導人親筆在公文正本的落款處簽名

㈡公文的標記1.主題詞是用于揭示公文主要內容并經規范化處理的詞與詞組。(可參照《國務院公文主題詞表》)

2.印發說明又稱版記。是對公文的印刷、制作、發出情況的介紹和解說。3.份號是對根據同一定稿印制的若干份公文以此編制的順序號碼。4.秘密等級是表明公文保密等級的標識符號，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，按涉密程度分別用漢字標明“秘密”、“機密”、“絕密”等字樣。5.緊急程度指表明對公文(包括電報)送達和辦理的時限要求的標識符號。6.收文印章是收文機關為便與管理，收到公文后在首頁右上加蓋的戳記。包括：收文機關全稱、(收文)編號和日期、存檔號等。

四、發文處理1.交擬與擬稿 交擬，是指機關領導人或部門負責人向執筆人交代文稿撰寫任務的過程，也是執筆人接受寫作任務的過程。擬稿，是指執筆人草擬文稿的過程。這一過程一般經過四個步驟：收集占有材料;確定公文主題;擬定文稿提綱;動手起草文稿。2.審核與簽發 審核，是指對文稿內容、體式及行文規則的綜合審查與核定，目的是為了保證發文的質量。審核是秘書部門和秘書人員的重要職責。簽發，是指機關領導人對已審核的文稿進行審批，簽署表示核準發出的意見。它是文稿形成定稿的最后一個環節。簽發后的草稿即成定稿。3.印制與校對 印制，是指對公文定稿經過打字和印刷而制成正式文本的過程。校對，是指以簽發的文稿為基準，核對打印的清樣，以校正錯誤的過程。校對的方法主要有三種：對校法;折校法;讀校法。4.用印與登記 用印，是指在印制好的公文上加蓋發文機關的印章。一般公文只有加蓋機關印章，才能產生相應的效力。登記，是指對準備發出的公文統一記載的過程。登記的目的是為了便于日后對公文的清點、控制、查找和回收。5.封發與傳遞 封發的程序和任務：清點、寫封、填寫回簽單，裝封，加封。傳遞的渠道和方式：機要通信渠道 機要交通傳遞 專職人員傳遞文件交換站傳遞 傳遞文件的基本要求：迅速及時 安全保密 手續完備

文學院領導交擬;文學院秘書擬稿;校長辦公室秘書對文稿初審后，交校長辦公室資深秘書或辦公室副主任等人核稿;分管副校長或校長簽發;再交由校長辦公室編號、打印、校對，加蓋“南京師范大學”印章;最后登記、封發進入傳遞渠道。

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（責任編輯：何以笙簫默）

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