公務文書的概念

公務文書，以下簡稱公文，有時又稱文書、文件。

(1)公文的制發者必須是法定的機關、組織及其負責人。

(2)公文必須是在管理過程中形成并使用的。

(3)公文必須是按照統一的體式(格式)、經過一定的處理程序制成的信息載體。

(4)公文是各級各類機關和組織依法行政和開展公務活動的一種重要工具。

公文的制發程序

(1)擬稿：把領導人或機關的發文意圖條理化，是發文處理的關鍵環節之一。

(2)審核：由秘書部門負責人或機關領導人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。

(3)簽發：由機關領導人簽寫發文具體意見，對文稿的內容和行政效力負責。

(4)復核：公文正式印制前，文秘部門應當進行復核。重點是看審核、簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范等。

(5)注發：為待發文件注冊，編注發文字號。

(6)繕印：根據《國家行政機關公文格式標準》繕寫或打印已簽發的文稿，并由文秘人員負責校對。

(7)用印：由秘書部門對已繕印好的公文蓋印或現場監印。

(8)發文登記：由秘書部門將待發公文登記造冊，以備存查。

(9)分發：由秘書部門把用印并登記的公文通過適當方式傳遞給收文單位。

傳真

(1)傳真的概念。

(2)傳真的特點：真實、便捷、可靠。

(3)傳真的寫法：傳真首頁的首部寫明收件人姓名、單位，抄送人姓名、傳真號，發件人的姓名、發件日期、總頁數、傳真號、電話、主題及回復要求選項等。

備忘錄

(1)備忘錄的概念：備忘錄是各級機關、企事業單位與社會團體及個人經常使用的，隨時記載、幫助記憶的文書。

(2)備忘錄的特點：形式靈活多樣，寫法不拘一格。備忘錄中不需要簽名或表示敬意的結束語。

事項通知

(1)事項通知可以上行、平行、下行，其目的主要是為了讓對方了解某件事情或某些情況，一般不要求執行或辦理。

(2)事項通知的適用范圍：當發文單位需要向有關方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用這種通知。

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（責任編輯：何以笙簫默）

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