邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

(一)相關(guān)知識(shí)

1．嘉賓邀請(qǐng)的要求

(1)要先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)其能否出場(chǎng)。

(2)要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。溝通方式可以是電話，也可以是正式邀請(qǐng)函。

(3)要做到有禮貌。既要盛情邀請(qǐng)，又不能強(qiáng)人所難。

(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

(5)對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則，邀請(qǐng)他們參加，以免遺漏。

(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。邀請(qǐng)嘉賓既要考慮代表性，又要考慮經(jīng)濟(jì)時(shí)效，不要一味追求名人效應(yīng)，給組織帶來(lái)不必要的麻煩和費(fèi)用。

2．會(huì)議嘉賓的類型

(1)組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。他們代表著組織方的上級(jí)對(duì)會(huì)議的重視和會(huì)議的規(guī)格，以及可能產(chǎn)生的社會(huì)性影響。

(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。他們代表著與企業(yè)生存和發(fā)展密切相關(guān)的方方面面，如銷售商、供應(yīng)商、銀行、政府、媒體等。

(3)社會(huì)名流和影視明星。他們的到場(chǎng)有助于企業(yè)制造新聞事件，吸引公眾和媒體的關(guān)注。

(4)對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。他們對(duì)會(huì)議目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)常具有不可替代的作用，如：?jiǎn)T工代表、社區(qū)代表、專家、顧問等。

(二)示例分析

某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡(jiǎn)陋。結(jié)果開會(huì)那天，來(lái)的嘉賓很少。

點(diǎn)評(píng)：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請(qǐng)嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。

另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠(chéng)意。

(三)工作程序

會(huì)議嘉賓的邀請(qǐng)程序如下：

(1)在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，-要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來(lái)邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美：從打印請(qǐng)柬開始，一直到折好，套封皮，系絲線，蓋章，裝信封，每一道工序都要一絲不茍地完成。

(3)要逐一一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況，如果邀請(qǐng)對(duì)象均是國(guó)家各部委重要領(lǐng)導(dǎo)及國(guó)內(nèi)外相關(guān)行業(yè)的專家及負(fù)責(zé)人，為了使其更好地了解會(huì)議議程及相關(guān)內(nèi)容，要對(duì)會(huì)議提供給嘉賓的資料進(jìn)行翻譯，努力確保國(guó)內(nèi)外嘉賓均能順利了解會(huì)議情況。

(4)在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

(四)相關(guān)鏈接

1．會(huì)議嘉賓的安全和保衛(wèi)

(1)會(huì)議嘉賓的安全保衛(wèi)工作的內(nèi)容。會(huì)議的主辦方和承辦方還需關(guān)注會(huì)議的安全。會(huì)議應(yīng)確保嘉賓、與會(huì)者及參展商的人身及財(cái)物安全。會(huì)議安全保衛(wèi)包括嘉賓的人身安全保衛(wèi)；嘉

賓私人貴重物品的安全保衛(wèi)；嘉賓所攜帶的重要文件的保衛(wèi)；會(huì)場(chǎng)和駐地的安全保衛(wèi)；會(huì)議各種設(shè)施用品的安全保衛(wèi)；會(huì)議使用車輛的安全保衛(wèi)等。

許多承接會(huì)議的飯店為了實(shí)現(xiàn)安全保衛(wèi)，除了配備保安人員外，還采取了一系列保安措施，包括配備電子鎖，備有良好照明設(shè)施的停車場(chǎng)和公共區(qū)域，在展覽廳安裝高科技的警報(bào)和監(jiān)視系統(tǒng)等。

(2)會(huì)議嘉賓安全保衛(wèi)劃分為4個(gè)關(guān)鍵階段：

1)會(huì)議嘉賓到達(dá)的階段。應(yīng)注意會(huì)議前期的準(zhǔn)備和檢查是否已到位，無(wú)關(guān)人員是否已清離現(xiàn)場(chǎng)，嘉賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的通道是否安全暢通等。

2)會(huì)議的進(jìn)行階段。防止會(huì)場(chǎng)出現(xiàn)火災(zāi)等突發(fā)事件，加強(qiáng)會(huì)議設(shè)備的安全檢查，保安人員須對(duì)可能進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的身份不明的人員保持高度警惕。

3)休會(huì)階段。在會(huì)中休息和閉會(huì)時(shí)期，也會(huì)有涉及人員、物品和文件的各種不安全因素出現(xiàn)。

4)嘉賓離會(huì)階段。

(3)會(huì)議安全保衛(wèi)人員的職責(zé)。應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制伏滋事者；防范火災(zāi)(包括在消防人員趕到前如何組織撲滅小型火災(zāi))；熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況；監(jiān)督裝卸會(huì)議用品，防止與會(huì)議有關(guān)的財(cái)產(chǎn)或展品被盜；會(huì)議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。

(4)會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查。包括確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會(huì)場(chǎng)的防竊聽裝置靈敏高效；確保會(huì)場(chǎng)的防盜設(shè)施(監(jiān)控器的探頭等)處于運(yùn)行狀態(tài)；檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)人員的身份，禁止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。

2．會(huì)議嘉賓的接待

接待人員大致可以分為幾部分：接站人員、接待注冊(cè)報(bào)到人員。這些人都要事先通知，落實(shí)到人。

(1)接站工作。根據(jù)嘉賓事先反饋的信息，安排人員和車輛到飛機(jī)場(chǎng)、火車站等地接站。對(duì)于會(huì)議請(qǐng)來(lái)的貴賓，一般應(yīng)該用小轎車迎接。接站人員應(yīng)提前20分鐘到達(dá)接站地點(diǎn)。

(2)迎接工作。嘉賓到達(dá)會(huì)場(chǎng)時(shí)，主辦方的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)到停車處迎接，并由專門的陪同人員引領(lǐng)至貴賓室休息。

(3)具體接待工作。在會(huì)議的整個(gè)過程中，要有專門的人員負(fù)責(zé)嘉賓的食宿服務(wù)，在餐飲時(shí)要注意為嘉賓安排特定的座位，在住宿時(shí)要盡量提供給嘉賓特殊的待遇。

3．會(huì)議嘉賓的致辭

(1)會(huì)議嘉賓致辭的要求。會(huì)議受邀嘉賓在大會(huì)致辭中應(yīng)做到：致辭的內(nèi)容貼近會(huì)議主題，簡(jiǎn)潔明了；致辭要熱情洋溢，突出會(huì)議的主旨，闡明自己的觀點(diǎn)。

(2)會(huì)議嘉賓致辭樣式與內(nèi)容(參見公務(wù)文書)。

編輯推薦：

2014年秘書資格考試四級(jí)精選輔導(dǎo)資料

2014年二級(jí)秘書資格考試考前重要知識(shí)點(diǎn)

2014年五級(jí)秘書資格考試知識(shí)點(diǎn)輔導(dǎo)匯總

（責(zé)任編輯：中大編輯）

共2頁(yè),當(dāng)前第1頁(yè)  第一頁(yè)  前一頁(yè)  下一頁(yè)