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第四節 會計憑證

一、會計憑證的意義和種類

(一)會計憑證的意義

會計憑證是記錄經濟業務發生和完成情況的書面證明，也是登記賬簿的依據。

任何單位在處理任何經濟業務時，都必須由執行和完成該項經濟業務的有關人員從單位外部取得或自行填制有關憑證，以書面形式記錄和證明所發生經濟業務的性質、內容、數量、金額等，并在憑證上簽名或蓋章，以對經濟業務的合法性和憑證的真實性、完整性負責。任何會計憑證都必須經過有關人員的嚴格審核并確認無誤后，才能作為記賬的依據。合法地取得、正確地填制和審核會計憑證，是會計核算的基本方法之一，也是會計核算工作的起點，在會計核算中具有重要意義。

1.記錄經濟業務，提供記賬依據。會計憑證是登記賬簿的依據，會計憑證所記錄有關信息是否真實、可靠、及時，對于能否保證會計信息質量，具有至關重要的影響。

2.明確經濟責任，強化內部控制。任何會計憑證除記錄有關經濟業務的基本內容外，還必須由有關部門和人員簽章，對會計憑證所記錄經濟業務的真實性、完整性、合法性負責，以防止舞弊行為，強化內部控制。

3.監督經濟活動，控制經濟運行。通過會計憑證的審核，可以查明每一項經濟業務是否符合國家有關法律、法規、制度規定，是否符合計劃、預算進度，是否有違法亂紀、鋪張浪費行為等。對于查出的問題，應積極采取措施予以糾正，實現對經濟活動的事中控制，保證經濟活動健康運行。

(二)會計憑證的種類

會計憑證按照編制的程序和用途不同，分為原始憑證和記賬憑證兩類。

原始憑證又稱單據，是在經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的原始憑據。原始憑證是會計核算的原始資料和重要依據。

記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據。記賬憑證又稱為記賬憑單，它根據復式記賬法的基本原理，確定了應借、應貸的會計科目及其金額，將原始憑證中的一般數據轉化為會計語言，是介于原始憑證與賬簿之間的中問環節，是登記明細分類賬戶和總分類賬戶的依據。

二、原始憑證

(一)原始憑證的基本內容

由于經濟業務的種類和內容不同，經營管理的要求不同，原始憑證的格式和內容也干差萬別。但無論何種原始憑證，都必須做到所載明的經濟業務清晰，經濟責任明確，一般應具備以下基本內容(也稱為原始憑證要素)：

1.原始憑證名稱;

2.填制原始憑證的日期;

3.接受原始憑證單位名稱;

4.經濟業務內容(含數量、單價、金額等);

5.填制單位簽章;

6.有關人員簽章;

7.憑證附件。

實際工作中，根據經營管理和特殊業務的需要，除上述基本內容外，可以增加必要的內容。對于不同單位經常發生的共同性經濟業務，有關部門可以制定統一的憑證格式。如人民銀行統一制定的銀行轉賬結算憑證，標明了結算雙方單位名稱、賬號等內容;鐵道部統一制定的鐵路運單，標明了發貨單位、收貨單位、提貨方式等內容。

(二)原始憑證的種類

1.原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證。

(1)外來原始憑證。它是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買貨物取得的增值稅專用發票、對外單位支付款項時取得的收據、職工出差取得的飛機票、火車票等。

(2)自制原始憑證。它是指由本單位內部經辦業務的部門和人員，在執行或完成某項經濟業務時填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證，如收料單、領料單、限額領料單、產品入庫單、產品出庫單、借款單、工資發放明細表、折舊計算表等。如表1—4、表1—5所示。

2.原始憑證按照填制手續及內容不同，分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

(1)一次憑證。它是指一次填制完成、只記錄一筆經濟業務的原始憑證，如收據、領料單、收料單、發貨票、借款單、銀行結算憑證等。一次性憑證是一次有效的憑證。

(2)累計憑證。它是指在一定時期內多次記錄發生的同類型經濟業務的原始憑證。其特點是，在一張憑證內可以連續登記相同性質的經濟業務，隨時結出累計數及結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證。具有代表性的累計憑證是限額領料單。

(3)匯總憑證。它是指對一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。匯總原始憑證合并了同類型經濟業務，簡化了記賬工作量。

常用的匯總原始憑證有：發出材料匯總表(如表1—6所示)、工資結算匯總表、差旅費報銷單等。

3.原始憑證按照格式不同，分為通用憑證和專用憑證。

(1)通用憑證。它是指由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門不同而異。可以是某一地區、某一行業，也可以是全國通用。如某省(市)印制的發貨票、收據等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行轉賬結算憑證，在全國通用等。

(2)專用憑證。它是指由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。如領料單、差旅費報銷單、折舊計算表、工資費用分配表等。

4.原始憑證按照經濟業務的類別不同，分為以下六類：

(1)款項收付業務憑證。是指記錄現金和銀行存款收付增減等業務的原始憑證。這類憑證既有外來的，也有自制的，但多為一次性憑證，如現金借據、現金收據、領款單、零星購物發票、車船機票、醫藥費單據、銀行支票、付款委托書、托收承付結算憑證等。

(2)出入庫業務憑證。是指記錄材料、產成品出入庫等情況的原始憑證。這類憑證可以是一次性憑證，也可以是累計憑證，如入庫單、領料單、提貨單等。

(3)成本費用憑證。是指記錄產品生產費用的發生和分配情況的原始憑證。這類憑證大都是內部自制憑證，如工資單、工資費用匯總表、折舊費用分配表、制造費用分配表、產品成本計算單等。

(4)購銷業務憑證。是指記錄材料物品采購或勞務供應、產成品(商品)或勞務銷售情況的原始憑證，前者為外來的憑證，后者為自制的憑證，如提貨單、發貨單、交款單、運費單據等。

(5)固定資產業務憑證。是指記錄固定資產購置、調撥、報廢和盤盈、盤虧業務的原始憑證，如固定資產調撥單、固定資產移交清冊、固定資產報廢單和盤盈、盤虧報告單等。

(6)轉賬業務憑證。是指會計期間終了，為了結平收入和支出等賬戶，計算并結轉成本、利潤等，由會計人員根據會計賬簿記錄整理制作的原始憑證。這類憑證一般無固定格式，但需要注明制證人并由會計主管簽章。

(三)原始憑證的填制要求

原始憑證是編制記賬憑證的依據，是會計核算最基礎的原始資料。要保證會計核算工作的質量，必須從保證原始憑證的質量做起，正確填制原始憑證。具體地說，原始憑證的填制必須符合下列要求：

1.記錄要真實。原始憑證所填列的經濟業務內容和數字，必須真實可靠，符合實際情況。

2.內容要完整。原始憑證所要求填列的項目必須逐項填列齊全，不得遺漏和省略。需要注意的是，年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關人員的簽章必須齊全。

3.手續要完備。單位自制的原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章等;從外部取得的原始憑證，必須蓋有添置單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。總之，取得的原始憑證必須符合手續完備的要求，以明確經濟責任，確保憑證的合法性、真實性。

4.書寫要清楚、規范。原始憑證要按規定填寫，文字要簡明，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經國務院公布的簡化漢字。大小寫金額必須符合且填寫規范，小寫金額用阿拉伯數字逐個書寫，不得寫連筆字，在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白，金額數字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“-”，有角分的，分位寫“0”，不得用符號“—”;大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白，大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有分的，不寫“整”或“正”字。如小寫金額為￥1008.00，大寫金額應寫成“壹仟零捌元整”。

5.編號要連續。各種憑證要連續編號，以便考查。如果憑證已預先印定編號，如發票、支票等重要憑證，在寫壞作廢時，應加蓋“

（責任編輯：xll）

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