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會計電算化?

一、會計電算化的內容

(一)開展會計電算化的意義

1.會計電算化是會計工作的發(fā)展方向，各級領導都應當重視這一工作。大中型企事業(yè)單位和縣級以上國家機關都應積極創(chuàng)造條件，盡早實現(xiàn)會計電算化;其他單位也應當逐步創(chuàng)造條件，適時開展會計電算化工作。

2.開展會計電算化工作，是促進會計基礎工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為建立現(xiàn)代企業(yè)制度和提高會計工作質量的一項重要工作來抓。

(二)實施會計電算化的要求

1.會計電算化是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內部各個方面，各單位負責人或總會計師應當親自組織領導會計電算化工作，主持擬定本單位會計電算化工作規(guī)劃，協(xié)調單位內各部門共同搞好會計電算化工作。各單位的財務會計部門，是會計電算化工作的主要承擔者，在各部門的配合下，財務會計部門負責和承擔會計電算化的具體組織實施工作，負責提出實現(xiàn)本單位會計電算化的具體方案。

2.各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)本單位具體情況，按照循序漸進、逐步提高的原則進行。例如：可先實現(xiàn)賬務處理、報表編制、應收應付賬款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算、存貨核算、成本核算、銷售核算等工作電算化，再進一步實現(xiàn)財務分析和財務管理工作電算化;在技術上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡化。也可根據(jù)單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其他項目發(fā)展。

3.各單位要積極支持和組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能;具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計工作。

4.會計電算化工作應當講求成本效益原則，處理好及時采用新技術和新設備與勤儉節(jié)約的關系，既不要盲目追求采用最新技術和先進設備，也不要忽視技術的發(fā)展趨勢，造成設備很快陳舊過時。對于一些投資大的會計電算化項目，有關部門應當加強監(jiān)督指導。

5.各級財政部門應加強對基層單位會計電算化工作的指導，在硬軟件選擇、建立會計電算化內部管理制度方面，積極提出建議，幫助基層單位解決工作中遇到的困難，使會計電算化工作順利進行。

6.會計電算化工作取得一定成果的單位，要研究并逐步開展其他管理工作電算化或與其他管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)工作，逐步建立以會計電算化為核心的單位計算機管理信息系統(tǒng)，做到單位內部信息資源共享，充分發(fā)揮會計電算化在單位經(jīng)營管理中的作用。

二、實施會計電算化對軟、硬件的要求

各單位應根據(jù)實際情況和財力狀況，選擇與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應的計算機機種、機型和系統(tǒng)軟件及有關配套設備。實行垂直領導的行業(yè)、大型企業(yè)集團，在選擇計算機機種、機型和系統(tǒng)軟件及有關配套設備時，應盡量做到統(tǒng)一，為實現(xiàn)網(wǎng)絡化打好基礎。具備一定硬件基礎和技術力量的單位，可充分利用現(xiàn)有的計算機設備建立計算機網(wǎng)絡，做到信息資源共享和會計數(shù)據(jù)實時處理。客戶機服務器體系具有可擴充性強、性價比高、應用軟件開發(fā)周期短等特點，大中型企事業(yè)單位可逐步建立客戶機/服務器網(wǎng)絡結構;采用終端/主機結構的單位，也可根據(jù)自身情況，結合運用客戶機/服務器結構。

(一)軟件要求

1.會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章和國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，保證會計資料真實、完整，提高會計工作效率。

2.配備會計軟件是會計電算化的基礎工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關鍵性的作用。配備會計軟件主要有選擇通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)會計軟件相結合三種方式，各單位應根據(jù)實際需要和自身的技術力量選擇配備會計軟件的方式。

(1)各單位開展會計電算化初期應盡量選擇通用會計軟件。選擇通用會計軟件的投資少，見效快，在軟件開發(fā)或服務單位的協(xié)助下易于應用成功。

選擇通用會計軟件應注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務的便利，軟件的功能應該滿足本單位當前的實際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。

小型企事業(yè)單位和行政機關的會計業(yè)務相對比較簡單，應以選擇投資較少的微機通用會計軟件為主。

(2)定點開發(fā)會計軟件包括本單位自行開發(fā)、委托其他單位開發(fā)和聯(lián)合開發(fā)三種形式。大中型企事業(yè)單位會計業(yè)務一般都有其特殊需要，在取得一定會計電算化工作經(jīng)驗以后，也可根據(jù)實際工作需要選擇定點開發(fā)的形式開發(fā)會計軟件，以滿足本單位的特殊需要。

(3)會計電算化初期選擇通用會計軟件，會計電算化工作深入后，通用會計軟件不能完全滿足其特殊需要的單位，可根據(jù)實際工作需要適時配合通用會計軟件定點開發(fā)配套的會計軟件，選擇通用會計軟件與定點開發(fā)會計軟件相結合的方式。

3.配備的會計軟件應達到財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，滿足本單位的實際工作需要。

(二)硬件要求

由于財務會計部門處理的數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結構復雜、處理方法要求嚴格和安全性要求高，各單位用于會計電算化工作的電子計算機設備，應由財務會計部門管理，硬件設備比較多的單位，財務會計部門可單獨設立計算機室。

三、替代手工記賬

(一)替代手工記賬的定義

采用電子計算機替代手工記賬，是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印輸出會計賬簿和報表。替代手工記賬是會計電算化的目標之一。

(二)替代手工記賬的單位應具備的條件

1.配備了適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備;

2.配備了相應的會計電算化工作人員;

3.建立了嚴格的內部管理制度。

(三)替代手工記賬前的工作

具備條件的單位應盡快采用計算機替代手工記賬。替代手工記賬之前，地方單位應根據(jù)當?shù)厥　⒆灾螀^(qū)、直轄市、計劃單列市財政廳(局)的規(guī)定，中央直屬單位應根據(jù)國務院業(yè)務主管部門的規(guī)定，計算機與手工并行三個月以上(一般不超過六個月)，且計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應接受有關部門的監(jiān)督。

(四)替代手工記賬的過程

替代手工記賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，由于計算機與手工并行工作，會計人員的工作強度比較大，各單位需要合理安排財務會計部門的工作，提高工作效率。

計算機與手工并行工作期間，可采用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計算機與手工核算結果不一致，要由專人查明原因并向本單位領導書面報告。

記賬憑證的類別，可以采用一種記賬憑證或收、付、轉三種憑證的形式;也可以在收、付、轉三種憑證的基礎上，按照經(jīng)濟業(yè)務和會計軟件功能模塊的劃分進一步細化，以方便記賬憑證的輸入和保存。

(五)替代手工記賬應注意的問題

1.采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

2.在當期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當期總分類賬。

3.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印，每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當減少。

(六)實現(xiàn)替代手工記賬后應注意的問題

替代手工記賬后，各單位應做到當天發(fā)生業(yè)務，當天登記入賬，期末及時結賬并打印輸出會計報表;要靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析，定期或不定期地向單位領導報告主要財務指標和分析結果。

(七)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，作為會計檔案保存的單位，應滿足以下要求：

1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿，應征得同級財政部門的同意。

2.保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表。

3.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬仍需要打印輸出，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

4.大中型企業(yè)應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

（責任編輯：xll）

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