公文概述
　　一、公文的概念
　　公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料(包括電報，下同)，是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發布行政法規和規章，施行行政措施，指示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
　　二、公文的特點與功能
　　(一)公文的特點
　　1．由法定作者制發。
　　2．法定的現實執行效用。
　　3．具有規范的體式。
　　4．履行法定程序。
　　(二)公文的功能
　　公文是能夠逾越時間與空間的限制，有效傳遞公務活動所需的信息的重要工具，這一功能主要表現在下述方面：
　　1．公文用于傳達貫徹黨和國家的方針政策和各項指令，在公務活動中發揮領導和指導的作用，是加強集中領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。
　　2．公文是下級機關請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯系的基本手段。
　　3．公文用于發布行政法規與規章，在國家行政管理與維護社會主義建設秩序方面發揮著規范作用。
　　4．公文是溝通機關之間橫向聯系的紐帶。它比其他信息溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。
　　5．公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業中發揮著闡明事理、啟發覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。
　　6．公文是社會活動的真實記錄。它印證了公文作者的合法身份，記錄了各項管理活動的性質、狀態，因此，具有重要的憑證作用。
　　三、公文的分類
　　(一)通用公文與專用公文
　　根據形成和作用的公務活動領域(即通常所說的按公文形成和使用范圍)分成通用公文和專用公文。通用公文是各類各級機關、團體、企事業單位都使用的文件，如請示、報告、函等；專用公文是在一定專業機關、部門和業務范圍專門使用的文件，如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。
　　(二)對外公開文件、限國內公開文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件
　　這是根據文件內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件，內容不涉及國家秘密，可以直接對國內外公開發布；限國內公開文件，內容雖不涉及國家秘密，但其內容不宜或不必向國外公布；內部使用文件，內容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只有在本系統或本機關內部使用；秘密文件，其內容含有一般的國家秘密，泄露會使國家安全、利益遭受損害；機密文件，是指含有重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害；絕密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。
　　(三)上行文、平行文、下行文
　　這是公文制發機關根據行文方向而劃分的，上行文，指向有隸屬關系的上級領導、指導機關報送的公文；平行文，是指向同一組織系統的同級機關或非同一組織系統的任何機關發送的公文；下行文，向所屬被領導、指導的下級機關發送的公文。
　　(四)規范性文件、領導指導性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件
　　這是根據內容的性質所劃分的。規范性文件指強制性推行的，用以規定行為規范的法規、規章等；領導指導性文件是指領導機關制發的用于頒布方針政策、法規規章，指導、布置工作，闡明領導指導原則的文件；公布性文件是指直接向國內外公開發布的文件；陳述呈請性文件指用于匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批準的文件；商洽性文件是指探討、協商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個人的使命、身份、經歷或某事件提供證據和對有關各方面權力、義務、責任作出規定的文件。
　　(五)平件、急件、特急件
　　這是依據對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規處理的文件；急件是指因為內容重要、緊急而需要優先傳遞處理的文件；特急件是指內容非常重要并特別緊急，需立即優先迅速傳遞處理的文件。
　　(六)收文、發文
　　這是機關內部根據文件來源劃分的。收文指本機關收到的來自外部的文件；發文是指本機關制作發往外部的文件，本機關制成只供內部使用的也稱發文。
　　四、通用公文文種
　　文種，也叫做公文名稱，是用來表明公文的性質、適用范圍、作者職能權限及制發公文目的要求的。在公文中正確標明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利于維護公文的權威性及有效性。
　　我國行政系統的通用公文文種有：
　　(一)規范性文件
　　1．條例。用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。
　　2．規定。用于對某一方面的行政工作作部分的規定。
　　3．辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規定。
　　4．決定。用于對重要事項或者重大行動作出安排。
　　(二)領導指導性文件
　　1．命令(令)。用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。
　　2．指示。用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。
　　3．批復。用于答復下級機關的請示事項。
　　4．通知。用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。
　　5．通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
　　(三)公布性文件
　　1．公告。用于向國內外宣布重要事項或法定事項。
　　2．通告。用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
　　(四)陳述呈請性文件
　　1．議案。用于各級人民政府按法定程序向同級人代會或其常務委員會提請審議事項。
　　2．請示。用于向上級機關請求指示、批準。
　　3．報告。用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。
　　4．調查報告。用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。
　　(五)商洽性文件
　　函，用于不相隸屬機關問商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。
　　(六)會議文件
　　會議紀要，用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布。
　　五、公文的文體
　　文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、說明、議論三種表達方式兼用的特殊應用文件。

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　　六、公文的結構
　　(一)公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署和主題詞
　　1．標題
　　公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。完整的公文標題由三部分組成，即發文機關、事由和文種。標題的位置在紅色反線下空兩行，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。
　　標題中除法規、規章名稱可加書名號外。一般不用標點符號。
　　2．正文
　　正文位置在主送機關名稱下一行，每個自然段第一行左空兩字，回行頂格。數字和年份不能回行。
　　3．作者
　　作者是指制發公文并對其負全責的機關的全稱或規范簡稱。其作用是表明公文的責任者和法定權威性，間接表明公文的空間效力范圍(即對哪一些特定地區或單位有法定效用)。
　　4．日期
　　日期即公文的生效日期。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以嘬后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。
　　成文日期標注在正文右下方，右空四字。成文日期必須寫公元全稱，并用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“0”，如“二00一年十二月三日”。
　　5．印章或簽署
　　印章是公文合法生效的標志之一。公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章；當印章下弧無文字時，以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，以印章中線壓在成文日期上。簽署則是指簽發公文的領導人親筆在正式發出的公文上所簽注的姓名。
　　6．主題詞
　　公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。
　　主題詞是確切表達公文主題的規范化名詞或名詞性詞組，行政領導機關都編制了公文主題詞表，如國務院1994年4月修訂的主題詞表共有15類1000個主題詞，撰稿人應從主題詞表中選擇主題詞。標注的原則是：先標類別詞，再標類屬詞，最后標文種。主題詞的數量一般不超過五個。“主題詞”居左頂格標識，后標冒號；詞目之間空一字。
　　(二)公文的其他部分有：文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋和印發說明
　　1．文頭
　　文頭是指用于強調公文責任歸屬和權威性的標記。一般由作者全稱或規范簡稱后加“文件”二字構成。通常以不同字體字號、顏色、全稱或簡稱等形式表示這些方面的區別。
　　2．發文字號
　　發文字號是由作者對其所制發的公文依次編排的順序代碼。由發文機關代字、年份和序號組成。
　　3．簽發人
　　簽發人是指代表機關最后核準并簽發文稿的領導人的姓名。在上行文中必須標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側位置。
　　4．保密等級
　　保密等級是公文涉密程度的標志。涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限。
　　5．緊急程度
　　緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求。
　　6．主送機關
　　主送機關是指負責辦理和答復公文的受文機關。主送機關應使用全稱、規范簡稱或統稱。
　　7．附件及其標記
　　附件是附屬于公文正文的其他文字材料，如補充說明正史的材料、數字、圖表等。
　　8．抄送機關
　　抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的機關。抄送機關應使用全稱、規范簡稱或統稱。
　　9．注釋
　　注釋是指對正文中有關名詞術語及有關事項的注解、說明。
　　10．印發說明
　　印發說明是指對公文印制發出情況的介紹。

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　　七、公文的格式
　　(一)保密等級的標注與編排
　　涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限，秘密公文分為絕密、機密和秘密三級；其中“絕密”和“機密”級公文還應標明份數序號。
　　秘密等級頂格標識在版心右上角第一行，如需同時標識保密期限，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
　　(二)緊急程度的標注與編排
　　緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。緊急程度頂格標識在版心右上角第一行。如果此份文件還有秘密等級的要求，則緊急程度在下，秘密等級在上。
　　(三)文頭的編排
　　在印刷本上，文頭位于公文首頁上端，約占圖文區面積的1／3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯合行文的公文，一個作者占一行，主辦單位排列在前。
　　(四)發文字號的標注與編排
　　發文字號是指發文機關對其制發的公：艾編排的順序代碼，以便引用和管理。
　　發文字號由發文機關代字、年份和序弓三部分組成，在發文機關標識下空兩行居中排布。機關代字要選取機關名稱中最具代表性的字，年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“[ ]”括入；序號由發文機關統一編制，不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
　　(五)簽發人的編排
　　簽發人指代表本機關簽發公文文稿的領導人的姓名，上行文應當注明簽發人。簽發人姓名平行排列于發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字；“簽發人”后加冒號。
　　(六)標題的標注與編排
　　撰寫文稿時，應根據有關要求正確標注標題：
　　1．結構要完整
　　公文標題通常由發文機關名稱、公文主題(事由)及文種三部分構成。機關名稱與公文主題間常用“關于”、“對”等介詞連接組成一個介詞結構。
　　2．語意要準確
　　標題的各部分的表達都應準確貼切；發文機關名稱應用全稱或規范簡稱；文種務必用統一規范的稱謂；事由應概括出內容范圍或直接揭示公文主題，所使用的詞語應能精確表達確定的概念，不得出現歧義。
　　3．文字應簡練、醒目
　　標題字數一般不超過50字。標題中盡量不用標點符號，結尾也不用標點符號。標題中除法規、規章名稱可加書名號外，一般不用標點符號。
　　在印制本上，標題位于公文首頁簽發人以下，居中排一行或數行，具體式樣主要有齊肩形、正梯形、倒梯形或除號形等。分行時不得將屬同一詞的文字拆開分置兩行。字體一般用2號小標宋體字。公文如為經會議討論通過或批準的，應在標題下加題注，即在圓括號中居中排出：“某年某月某日經某會議通過(或批準)”，字號應小于標題。
　　(七)主送機關的標注與編排
　　在撰寫文稿時，應將對來文負責辦文的受文機關的全稱、規范化簡稱或統稱標出，標注時需注意：除了普發性、周知性的公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個機關為主送機關，不能“多頭主送”；除非領導者本人曾有要求，否則不能直接主送領導者，更不能同時直接主送幾位領導者。
　　在印制本上，主送機關位于標題下，從左至右頂格排列機關的名稱，回行繼續頂格，結尾用冒號。如主送機關不是一個，應按其性質、級別的輕重高低以及有關規定或慣例依次排列，機關名稱之間用頓號、逗號或分號分隔，用3號或4號仿宋體字印刷。
　　(八)正文的編排
　　在印制本上，正文位于主送機關以下，在其之下第1行開始標注，每段起首空兩格，回行頂格，數字、年份不能拆開回行，常用3號或4號仿宋體印刷。
　　(九)附件標記的標注與編排
　　撰擬文稿時，應準確標注附件標記，注明其標題、件數和份教。
　　印制本上，附件標記必須位于正文以下日期之上，在正文下空一行左空兩字標識“附件”，后標冒號，然后排出附件序號(只一件時不排)、標題和份數。每件一般占一行，字體字號與正文同。
　　(十)印章或簽署的編排
　　簽署位于正本的右下方，一位領導者占一行，先排出機關名稱、簽署者職務，后空兩格后請領導者簽注姓名。
　　印章位于正式發出的印制本正文的右下方，并將印章加蓋在機關名稱上，應該上不壓正文，下壓日期。
　　(十一)發文機關與日期的標注與編排
　　撰擬文稿時，應如實在相應欄目內標注完稿時間、審核時問、簽發時間、會議通過或準時間等，并標明完整確切的年月日。
　　在印制本上，發文機關位于正文右下方，排印其全稱或規范簡稱，一個單位一般占一行，字體字號同正文。
　　在印制本上，日期位于正文右下方，年月日的第一個數字不宜超越款頭一個字。字體字號與正文同。
　　(十二)注釋的編排
　　除個別簡短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說明的對象后用圓括號標出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁日期的下方。每項為一個自然段，如有兩項或兩項以上時，注意使正文中的序號和釋文前的序號保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。
　　(十三)主題詞的標注與編排
　　在印制本上，主題詞位于末頁注釋之下，通常排一行，起首頂格標“主題詞：”字樣，然后排印主題
　　詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。
　　(十四)抄送機關的標注與編排
　　撰寫文稿時，應根據需要標注出除主送機關外需要執行或知曉文本內容責任的機關(即抄送機關)名稱，標注時要注意：應依據有關規定正確確認抄送機關的范圍，既不漏發漏送，也不隨意擴大范圍濫抄濫送；應規范、準確地標注抄送機關的全稱或規范簡稱或統稱。
　　在印制本上，抄送機關位于主題詞以下，其上下各印一條隔離線，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后按先上級后下級，再不相隸屬機關的次序依次排印抄送機關的名稱，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。
　　(十五)印發說明的編排
　　在印制本上，印發說明位于抄送欄以下公文末頁最下端，在圖文區與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等長并平行的細實線，形成“印發說明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機關字體字號相同的文字印刷。

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　　八、公文的稿本
　　公文的稿本是指公文的文稿、文本。在公文形成的過程中，產生了草稿、定稿、正本、試行本、暫行本、副本、修訂本、不同文字本多種文稿的文本形式，這些不同的形式在內容和外觀形式上有很大的差別，尤其是在效用上差別更大。
　　(一)草稿
　　草稿是公文的原始文稿，是供討論、修改和審批用的底本，內容沒有正式確定，也不具備正式公文的效力。一般公文只有一次草稿，但重要公文則需要幾次草稿。
　　(二)定稿
　　定稿是經過審閱修改。由機關領導正式審核簽發或會議正式通過的正式公文的原型，即最后完成稿。它是制作公文正本的標準依據。其內容已經確定，且已履行了法定生效程序，所以已具備正式公文的效用，除非有法定責任者的認可，不能再任意刪改。
　　(三)正本
　　正本是根據定稿，按照標準格式抄寫或制作的正式公文，具有法定效力，是執行或處理工作的依據。
　　(四)試行本
　　試行本是法規性公文正本的一種特殊形式，只在規定的試驗推行期間內具有正式公文的法定效用，所以是一種試驗推行本。一般在發文機關隊為公文的內容經過一段時間的實踐檢驗后可能需要修訂的情況下，才適用試行本。
　　(五)暫行本
　　暫行本和試行本一樣。也是法規性公文的-一種特殊形式，因其只在規定的暫行期間具有正式公文的法定效用，所以是暫時推行本。當發文機關認為，所發出的公文由于時間比較緊迫有關內容可能存。在不夠周詳的地方，在不久之后就可能進行修訂的情況下，使用暫時推行本。
　　(六)副本
　　副本是根據正本，再現其全部內容和格式的文本。如果只是正本的部分內容，則稱為摘錄副本或節錄副本。副本一般和正本同時印刷，即復份本。有時是根據正本另行復制的，如抄本、復印本等。
　　(13)修訂本
　　修訂本是法規性公文的另外一種特殊形式。已經發布生效的公文經過一段時間的實踐檢驗后，可能會出現一些不周詳的地方，尤其是試行本和暫行本，這就需要對其進行重新修訂，然后再發布，重新修訂后的文本即是修訂本。修訂本一生效，原來的文本就要作廢。
　　(八)不同文字稿本
　　在公文形成的過程中，有時會需要用兩種或兩種以上的文字撰寫和制作公文，這樣就形成了不同文字的稿本。

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（責任編輯：中大編輯）