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跟單員考試基礎理論輔導：外貿跟單員概述

外貿跟單員概述

外貿跟單崗位的出現是我國外貿企業在新的經營環境下，經營管理人才的重新分工躊口調整，也是外貿經營管理模式的創新和完善，它適應了外貿企業管理的內在需求和外貿人力資源開發的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發展前景。

(一)外貿跟單員的概念

1.外貿跟單員的概念

外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂后，依據相關合同或單證對貨物生產加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易合同的外貿從業人員。“跟單”中的“跟”是指跟進、跟隨，跟單中的“單”是指合同項下的訂單。而外貿跟單中的“單”，則是指企業中的涉外合同或信用證項下的訂單。

外貿跟單員一詞的英文表述有多種，本書使用"Order Supervisor"或"Quality Controller"，其中"Quality Controller"常見于報紙雜志的招聘啟事，簡稱“QC”。

2.外貿跟單員的定位

外貿跟單員是協助外貿業務(經理)員開拓國際市場、推銷產品、協調生產和完成交貨的業務助理。他是連接外貿公司內各部門之間、外貿公司與生產企業、外貿公司與客戶、生產企業與客戶的橋梁。

(二)外貿跟單的類型

1.外貿跟單按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。

前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止;中程跟單是指“跟”到裝船清關為止;全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。

2.外貿跟單按企業性質可分為生產型企業的跟單和貿易型企業的跟單。

3.外貿跟單按業務性質可分為外貿公司跟單和生產企業跟單。

4.根據貨物的流向分，外貿跟單還可以分為出口跟單和進口跟單。

(三)外貿跟單員的工作范圍

1.企業(外貿公司和生產企業)生產過程和產品質量控制;

2.與其他外貿業務相關部門(如海關、檢驗檢疫機構、貨物運輸公司等)的業務處理;

3.協助外貿業務員進行磋商談判(報價、打樣)、理賠索賠、爭端解決、仲裁訴訟等業務的處理等。

(四)外貿跟單員的工作特點

1.較高的責任心

外貿跟單員的工作是建立在訂單與客戶基礎上的。訂單是企業的生命，沒有訂單企業無法生存，客戶是企業的上帝，失去了客戶，企業就不能持續發展。而訂單項下的產品質量，是決定能否安全收回貨款、保持訂單連續性的關鍵。執行好訂單、把握產品質量需要跟單員的敬業精神和認真負責的態度。

2.協調與溝通

在跟單員的跟單工作過程中，對內需要與多個部門(如生產、計劃、檢驗等部門)打交道，對外要與商檢、海關、銀行、物流等單位打交道，協調處理在跟單工作過程中遇到的問題，因而跟單員的協調與溝通的能力直接影響工作效率。

3.節奏快、變化多

跟單員的工作方式、工作節奏必須適應客戶的要求。由于客戶是來自世界各地，他們有不同的生活方式和工作習慣，因此，跟單員的工作節奏和工作方式必須與客戶保持一致，具有高效率和務實性，能吃苦耐勞。另外，不同的客戶需求也不同，而且這種需求又隨著產品不同而有區別，這些都需要跟單員有快速應變能力。

4.工作的綜合復雜性

跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性、復雜性。對外執行的是銷售人員的職責，對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程，熟悉和掌握商品知識和生產管理全過程。

5.涉外性和保密性

在跟單員的跟單過程中，涉及客戶、商品、工藝、技術、價格、廠家等信息資料，對企業來說，這是企業商業機密，對外必須絕對保密。跟單員必須忠誠于企業，遵守保密原則。

(五)外貿跟單員與其他外貿崗位的關系

在工作重點方面，外銷員主要負責業務操作全過程;跟單員主要負責外銷員(經理)交辦的涉及業務操作全過程的相關事務，側重于訂單獲取后對訂單的執行跟蹤和操作，跟單員在不同的企業及其工作熟練程度不同，其所涉及的工作內容是不同的;單證員主要負責商檢、運輸、保險、報關、結匯等環節的單證事務;報關員主要是負責貨物、運輸工具、物品進出境時向海關辦理進出口報關納稅等海關事務;報檢員主要是負責辦理貨物、運輸工具、物品進出境時的商檢事務;貨運代理員主要是負責辦理貨物進出境運輸事務。

(六)生產企業跟單員與外貿公司跟單員的區別

“生產企業跟單”和“外貿公司跟單”相同之處主要有以下幾個方面：

1.從跟單目標而言，都是以外貿訂單為中心，進行生產進度、產品的質量和數量的跟蹤，以保證訂單項下的貨物能夠按時、按質、按量抵達合同或信用證要求的地方;

2.從跟單人員的知識構成而言，不僅需要外貿知識、海關知識、商檢知識、運輸知識、保險知識、商品知識及外語和語言溝通能力，還需要具備使用計算機應用軟件(如WORD, EXCEL等)的能力;

3.從跟單范圍而言，涉及前程跟單、中程跟單和全程跟單;

4.從跟單的要領而言，一名合格的跟單員要具備某項商品的專業知識，精通該商品的生產操作要領，能分析和解珠生產過程中出現的問題，協調各方(部門)的利益，妥善處理商品的質量問題，滿足和達到工藝單和客戶的要求。

不同之處主要是：

1.所處企業不同。外貿公司跟單員所涉及的產品品種、結算方式等比生產企業跟單員要相對多些，接觸的企業面比生產企業跟單員相對大，跟單的主要內容與生產企業跟單有一定的差異。

2.跟單工作側重不同。生產企業跟單員的跟單工作大部分側重于以生產跟單為主，即以生產過程的商品質量和數量的跟蹤為主。因此對生產企業跟單員的素質要求，偏重于產品知識，工藝質量、一般的外語溝通能力以及計算機應用軟件等方面。由于生產企業從從事外貿活動的能力不及專業的外貿公司，往往跟單員要從事幾個崗位的工作，因此對跟單員的要求是能夠勝任全程跟單的工作。

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（責任編輯：中大編輯）