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所謂從上到下，即從一張單據的最上面的項目開始，做完上一行的項目再做下一行的項目，遇到一行有多個縱向項目，則要遵循從左到右的原則。這樣，一不容易把需要改動的項目漏改;二把整張單據劃分成單元小塊完成制作可以提高精確度。因為我們在做單據時，每個公司都有其一套固定格式，通常每次都會套用固定格式，但在套用的同時容易出現“應該修改的項目而沒有改過來”的錯誤。比如同一種商品不同訂單批次的出口單據，往往套用相同格式、抬頭、品名的單據，但由于是不同批次訂單的票據在日期，數量，和編號等小方面有細微的差別，這些差別很容易被忽略。然而，只要奉行從上到下，從左到右的原則來制作單據，并在這個原則下切實做到“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”基本上就可以避免這方面的錯誤。

前面是做單據的基本思路，但具體怎么做是非常靈活多變的，要視不同業務的具體情況而定。

外貿單據是記錄整筆外貿業務的見證，應該與合同和實際相符合。在非信用證業務項下的單據雖然沒有在信用證項下的單據要求嚴格，但也要求正確、準確、精確。

在信用證業務項下，對單據的要求很嚴格，除了要符合單據間的邏輯關系和國際習慣，最重要的是要符合信用證規定。這就使得審理信用證對單據的要求工作變得尤為重要。

首先是發票。發票是整套外貿單據中的核心單據，在制作發票時，要注意以下幾點：

1.最重要的是正確的輸入收貨人的名址，精確到標點、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時候由于開證人的疏忽，搞錯了一個字母或一個空格，出于單證一致的原則，也要跟著信用證錯。在審理信用證時，如果發現這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。

2.其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規定，也最好用熒光筆重點畫出來。就如在周楓化工品業務中，基本上是沒有嘜頭的，但有時也冷不丁給我規定個嘜頭，如果我按照以往的經驗來了個N/M，就會犯一個很嚴重的錯誤。

3.大小寫金額一致。周楓化工品業務量少，但訂單多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式。有時只要稍微改動一下數量就可以了。這樣就出了一個經常犯的錯誤：大小寫金額不一致。因為把小寫的金額改過來之后，很容易忽略大寫金額相應改動。

4.蓋章、手簽。這是一個需要注意的問題。有的買家要求賣家出發票時不僅要蓋章還要手簽。

以上這些都是我在做發票過程中曾經犯過錯誤的地方，也是我學習的筆記。制作單據不是很智能的工作，但需要制作者及其的細心。我認為避免制作單據時出錯，最好的辦法莫過于細心再細心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產生的損失和費用。然而，錯誤只能盡最大可能去避免，因此單據做完后并不是一了百了，還要再核實核實，以使有錯可以在不可能之前及時改正。

其次是提單。提單是外貿單據中最重要的單據，它是國外買家據以提貨的物權憑證。提單是由船代根據托運人的海運委托書填制的，填制完畢后傳真給托運人修改確認，一經備托運人確認，即可簽發。所以認真填制海運委托書，可以減少提單的修改工作。確認提單的過程需要十二分的細心。要嚴格根據信用證真真切切地遵照“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”的要求。因為提單不想別的單據，一經簽發很難更改。就像有一次，我們確認提單時，沒有把一個單位cans根據信用證改成cartons，造成了很大的麻煩。最后只能跟客戶協商，憑保函付款。

產地證制作出除了要注意日期不能早于發票日期和不能晚于提單簽發日期之外，去貿促會打印時，留底發票的日期一定要與產地證上的發票日期一致。因為這個問題，我還往貿促會多跑了幾趟。另外就是，如果是改證重發，一定要把原作廢產地證交回貿促會，才可申請新證的申請。關于產地證這個問題我深有體會，覺得對問題認識的深入，有時往往是跑出來的，即跑得多了也就明白了，且理解的深。這也就是經驗的可貴之處吧。

在這里再總結一下各種單據的日期順序：

發票>箱單>原產地證明書>商檢檢驗證書>船公司證明>保單>提單>裝船通知>受益人證明

提單不得早于L/C規定的最早裝運期，也不得晚于L/C規定得最晚裝運期。

另外，在制作單據時還需要注意的一點是，有些信用證在附加條款里特別規定每張單據都必須顯示本信用證的號碼。

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（責任編輯：xll）

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