三、記賬憑證

(一)記賬憑證的基本內容

記賬憑證作為登記賬簿的依據，因其所反映經濟業務的內容不同、各單位規模大小及其對會計核算繁簡程度的要求不同，其格式亦有所不同。但為了滿足記賬的基本要求，記賬憑證應具備以下基本內容或要素：

1.記賬憑證的名稱，如“收款憑證”、“付款憑證”、“轉賬憑證”;

2.填制記賬憑證的日期;

3.記賬憑證的編號;

4.經濟業務的內容摘要;

5.經濟業務所涉及的會計科目(包括一級科目、二級或明細科目)及其記賬方向;

6.經濟業務的金額;

7.記賬標記;

8.所附原始憑證張數;

9.會計主管、記賬、審核、出納、制單等有關人員簽章。

(二)記賬憑證的種類

1.按內容分類

記賬憑證按其所反映的經濟內容不同，一般分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

(1)收款憑證。是指用于記錄現金和銀行存款收款業務的會計憑證。收款憑證根據有關現金和銀行存款收入業務的原始憑證填制，是登記現金日記賬、銀行存款日記賬以及有關明細賬和總賬等賬簿的依據，也是出納人員收訖款項的依據。如表1—7所示。

(2)付款憑證。是指用于記錄現金和銀行存款付款業務的會計憑證。付款憑證根據有關現金和銀行存款支付業務的原始憑證填制，是登記現金日記賬、銀行存款日記賬以及有關明細賬和總賬等賬簿的依據，也是出納人員支付款項的依據。如表1—8所示。

(3)轉賬憑證。是指用于記錄不涉及現金和銀行存款業務的會計憑證。轉賬憑證根據有關轉賬業務的原始憑證填制，是登記有關明細賬和總賬等賬簿的依據。如表1—9所示。

收款憑證、付款憑證、轉賬憑證的劃分，有利于區別不同經濟業務進行分類管理，有利于經濟業務的檢查，但工作量較大，適用于規模較大、收付款業務較多的單位。對于經濟業務較簡單、規模較小、收付款業務較少的單位，還可采用通用記賬憑證來記錄所有經濟業務。這時，記賬憑證不再區分收款、付款及轉賬業務，而將所有經濟業務統一編號，在同一格式的憑證中進行記錄。通用記賬憑證的格式與轉賬憑證基本相同。

2.按照填列方式分類

記賬憑證按照填列方式的不同，又可分為復式記賬憑證、單式記賬憑證和匯總記賬憑證。

(1)復式記賬憑證。是將每一筆經濟業務所涉及的全部會計科目及其發生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。它是實際工作中應用最普遍的記賬憑證。上述收款憑證、付款憑證和轉賬憑證以及通用記賬憑證均為復式記賬憑證。復式記賬憑證全面反映了經濟業務的賬戶對應關系，有利于檢查會計分錄的正確性，但不便于會計崗位上的分工記賬。

(2)單式記賬憑證。是指每一張記賬憑證只填列經濟業務所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。填列借方科目的稱為借項憑證，填列貸方科目的稱為貸項憑證。某項經濟業務涉及到幾個會計科目，就編制幾張單式記賬憑證。單式記賬憑證反映內容單一，便于分工記賬，便于按會計科目匯總，但一張憑證不能反映每一筆經濟業務的全貌，不便于檢驗會計分錄的正確性。

由于單式記賬憑證的使用范圍較窄，以下不再作專門介紹。

(3)匯總記賬憑證。是將許多同類記賬憑證逐日或定期(3天、5天、10天等)加以匯總后填制的憑證。如將收款憑證、付款憑證或轉賬憑證按一定的時間間隔分別匯總，編制匯總收款憑證、匯總付款憑證或匯總轉賬憑證;又如，將一段時間的記賬憑證按相同會計科目的借方和貸方分別匯總，編制記賬憑證匯總表，等等。

(三)記賬憑證的編制

1.收款憑證的編制。該憑證左上角的“借方科目”按收款的性質填寫“現金”或“銀行存款”;日期填寫的是編制本憑證的日期;右上角填寫編制收款憑證的順序號;“摘要”填寫對所記錄的經濟業務的簡要說明;“貸方科目”填寫與收入現金或銀行存款相對應的會計科目;“記賬”是指該憑證已登記賬簿的標記，防止經濟業務重記或漏記;“金額”是指該項經濟業務的發生額;該憑證右邊“附件××張”是指本記賬憑證所附原始憑證的張數;最下邊分別由有關人員簽章，以明確經濟責任。

2.付款憑證的編制。付款憑證的編制方法與收款憑證基本相同，只是左上角由“借方科目”換為“貸方科目”，憑證中間的“貸方科目”換為“借方科目”。

對于涉及“庫存現金”和“銀行存款”之間的經濟業務，如將現金存人銀行或從銀行提取現金，為了避免重復記賬，一般只編制付款憑證，不編收款憑證。出納人員應根據會計人員審核無誤的收款憑證和付款憑證辦理收付款業務。

3.轉賬憑證的編制。該憑證將經濟業務中所涉及全部會計科目，按照先借后貸的順序記入“會計科目”欄中的“一級科目”和“二級或明細科目”，并按應借、應貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄。其他項目的填列與收、付款憑證相同。

4.通用憑證的編制。該憑證的編制與轉賬憑證基本相同。所不同的是，在憑證的編號上，采用按照發生經濟業務的先后順序編號的方法。對于一筆經濟業務涉及兩張以上記賬憑證時，可以采取分數編號法。

5.科目匯總表的編制。首先，根據分錄憑證編制“T”形賬戶，將本期各會計科目的發生額一一記入有關“T”形賬戶;然后計算各個賬戶的本期借方發生額與貸方發生額合計數;最后將此發生額合計數填入科目匯總表中與有關科目相對應的“本期發生額”欄，并將所有會計科目本期借方發生額與貸方發生額進行合計，借貸相等后，一般說明無誤，可用以登記總賬。

需要指出的是，編制記賬憑證時應當對記賬憑證連續編號，以分清會計事項處理的先后順序，便于記賬憑證與會計賬簿核對，確保記賬憑證完整無缺。

(四)記賬憑證的審核

為了保證會計信息的質量，在記賬之前應由有關稽核人員對記賬憑證進行嚴格的審核。其審核的主要內容是：

1.內容是否真實。審核記賬憑證是否有原始憑證為依據，所附原始憑證的內容與記賬憑證的內容是否一致，記賬憑證匯總表的內容與其所依據的記賬憑證的內容是否一致等。

2.項目是否齊全。審核記賬憑證各項目的填寫是否齊全，如日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數及有關人員簽章等。

3.科目是否正確。審核記賬憑證的應借、應貸科目是否正確，是否有明確的賬戶對應關系，所使用的會計科目是否符合國家統一的會計制度的規定等。

4.金額是否正確。審核記賬憑證所記錄的金額與原始憑證的有關金額是否一致，計算是否正確，記賬憑證匯總表的金額與記賬憑證的金額合計是否相符等。

5.書寫是否正確。審核記賬憑證中的記錄是否文字工整、數字清晰，是否按規定進行更正等。

此外，出納人員在辦理收款或付款業務后，應在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以避免重收重付。

四、會計憑證的傳遞與保管

(一)會計憑證的傳遞

會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。會計憑證的傳遞是會計核算得以正常、有效進行的前提。會計憑證的傳遞，要求能夠滿足內部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。

企業生產組織特點、經濟業務的內容和管理要求不同，會計憑證的傳遞也有所不同。為此，企業應根據具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。例如，收料單的傳遞中應規定：材料到達企業后多長時間內驗收入庫，收料單由誰填制，一式幾聯，各聯次的用途是什么，何時傳遞到會計部門，會計部門由誰負責收料單的審核工作，由誰據以編制記賬憑證、登記賬簿、整理歸檔等。會計憑證的傳遞是否科學、嚴密、有效，對于加強企業內部管理、提高會計信息的質量具有重要的影響。

(二)會計憑證的保管

會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證作為記賬的依據，是重要的會計檔案和經濟資料。本單位以及有關部門、單位，可能因各種需要查閱會計憑證，特別是發生貪污、盜竊、違法亂紀行為時，會計憑證還是依法處理的有效證據。因此，任何單位在完成經濟業務手續和記賬之后，必須將會計憑證按規定的立卷歸檔制度形成會計檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便日后隨時查閱。

對會計憑證的保管，既要做到完整無缺，又要便于翻閱查找。其主要要求有：

1.會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。會計部門在依據會計憑證記賬以后，應定期(每天、每旬或每月)對各種會計憑證進行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。

從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。

2.會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。會計憑證封面的一般格式如表1—10所示。

3.會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。

向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。對各種重要的原始憑證，如押金收據、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。

5.每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年，期滿后應當移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

6.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

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（責任編輯：xll）

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